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2021-670376 - Assistant administratif H/F

lundi 19 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager/Secrétaire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
MISSION: Préparer la participation de personnels de l’éducation nationale aux événements organisés dans le cadre de l’action eTwinning, par l’obtention d’ordre de missions et l’organisation de voyages (environ 500 missions par an, principalement des enseignants). Ces activités nécessitent des échanges très réguliers avec les services académiques (rectorats notamment), les chefs d’établissement scolaires et les enseignants ou autre personnel missionnés, principalement à l’écrit mais également par téléphone. Contribuer aux activités du service (secretariat, suivi, etc.). Agir en relation avec la référente administratif et financier eTwinning et avec les membres du service en charge d’événements spécifiques. ACTIVITÉS: Activités principales: Préparer, traiter et effectuer le suivi des dossiers de participation des personnels de l’éducation nationale aux événements eTwinning, en ligne et en présence : prise de contact et échanges avec les participants d’événements, la collecte des pièces et informations nécessaires, la préparation des demandes d’ordre de mission auprès des services adéquat, et dans le cas d’événements en présence, en France et à l’étranger la commande de titres de transports, l’organisation d’hébergement, préparation des états de frais pour traitement.   Participer au suivi des actions du bureau national par la remontée d’informations : renseigner et tenir à jour les outils informatiques de suivi des événements. Préparer, rédiger, saisir, mettre en forme des supports ; vérifier, enregistrer, classer, archiver des documents divers (courriers, rapports, pièces et états administratifs divers…) ; les reproduire et les diffuser si nécessaire. Veiller au respect des délais et échéances. Alerter sur les risques potentiels concernant les délais, les processus opérationnels… Contribuer par son action à la gestion des relations internes et avec les prestataires de service (Agence de voyage, etc.) Réceptionner et traiter le courrier. Activités associées: Participer à diverses tâches administratives et financières du service en lien avec la référente administrative et financière, et le chargé de communication et événementiel (scans, archivage, demande de devis, réservation de salles….) Créer les tiers dans le logiciel QUALIAC Contribuer à l’organisation logistique des événements en lien avec les membres du bureau national Préparer l’envoi de documents ou d’objets promotionnels  

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES: Connaissance du Statut général de la fonction publique Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement Connaissance des systèmes d’information, des dispositifs et procédures propres au domaine d’activité dont relèvent les dossiers traités Connaissance des techniques de communication écrite et orale ; des outils bureautiques et de secrétariat courants Connaissance des techniques de gestion administrative Notions de droit public et privé Notions d'Anglais SAVOIR-FAIRE: Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins. Apporter des réponses à des besoins spécifiques Savoir analyser les situations administratives et les besoins de voyages et y apporter une réponse adéquate Etre capable de respecter les programmations, délais et échéances; savoir alerter et rendre compte Etre capable de traiter des informations avec pertinence, d'enregistrer et classer des documents Savoir utiliser les outils bureautiques et applications informatiques (interface numérique de commandes, de suivi)  Savoir intégrer et mettre en oeuvre des procédures et des règles   SAVOIR-ÊTRE: Être organisé, rigoureux, fiable, autonome ; capable d’adaptation et de réactivité. Savoir gérer le stress et avoir une appétence pour le travail intensif (« goût du défi ») Être à l’aise dans le travail en équipe. Avoir le sens des responsabilités, l’esprit d’initiative. Avoir le sens du relationnel. Savoir écouter, communiquer, exposer des idées, argumenter, convaincre. Faire preuve de maîtrise de soi et de diplomatie. Posséder une capacité de raisonnement analytique et l’esprit de synthèse
Lieu d'affectation : Arobase 4 86360 Chasseneuil-du-Poitou
Niveau d'études : Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-670376 - Assistant administratif H/F

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