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2021-549831 - Assistant(e) Pôle Master

mardi 4 mai 2021

Domaine fonctionnel : Administration generale/Secrétaire-assistante/assistant
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Ce poste sous la responsabilité hiérarchique du responsable du pôle Master, aussi directeur du master TRADD (Transport et Développement Durable), pour une mission de renfort pour une période de 6 mois potentiellement renouvelable. ­      Participation au processus de recrutement (mise en ligne, réception, impression et envoi aux partenaires des dossiers de candidature, vérification de l'authenticité des informations fournies, se renseigner sur la qualité des établissements dont ils sont issus, préparation et envoi des attestations d'admission) ­      Participation à l’évaluation des modules (préparation et envoi des questionnaires, préparation des synthèses, participation à la rédaction de compte-rendu des réunions) ­      Participation à l’organisation des soutenances ­      Établir les conventions de formation et de stage, en assurer le circuit de signature ­      Éditer et gérer les diplômes (mise en place du circuit de signature des diplômes, conservation jusqu'à leur remise, tenue du registre des diplômes remis) ­      Éditer les factures, réaliser les bons de commandes, organiser le paiement des factures ­      Établissement des contrats de professionnalisation ­      Participation à l’accueil des étudiants et prendre en charge avec le bureau de la vie étudiante (BVE) l'inscription administrative des élèves ; ­      Assurer l’accueil et l’orientation des enseignants et des partenaires professionnels ­      Organiser les éventuels voyages d’études, les visites et les déplacements ­      Assurer les formalités administratives en liaison avec les services administratifs de l’École ­      Contribuer à la rentrée des notes dans le système de gestion des élèves de l'École ­      Suivre la gestion des dépenses et du budget ­      Aider les étudiants dans leurs problèmes quotidiens en lien avec le BVE (logement, visas...) ­      Organisation des réunions ­      Rédaction de compte-rendu de réunions (commission évaluation, comités de pilotages…) ­      Assistance pour la planification et l'organisation des cours : validation avec les intervenants des dates de leurs interventions, gestion des réservations de salles et informations aux élèves et aux intervenants en cas de changement. ­      Mise à jour de l'ENT ­      Mise en place et mise à jour de l’enquête d’insertion des diplômés ; ­      Mise en place d’éléments de procédures facilitant l’organisation. Assistante du responsable du Pôle Master : ­      Suivi des conventions de co-acccréditation et de partenariat ; ­      Mise en place et déploiement des évaluations des modules de Master financés par l’École ­      Mise en place des enquêtes insertion Master ­      Suivi administratif de la procédure de certification RNCP auprès du prestataire mandaté ­      Mise à jour des pages des pages web du Master sur le site de l’École des Ponts ParisTech ­      Préparation d’un Yearbook des Masters ; ­      Mise en place d’éléments de procédures facilitant l’organisation.

Poste de catégorie C Formation minimale Bac + 2/3 en gestion administrative, assistanat de direction ou communication avec expérience professionnelle souhaitée. Bonne maitrise des outils bureautiques. Connaissances en suivi budgétaire. Connaissance des outils de publications web. Capacité d’organisation. Autonomie. Rigueur. Qualités relationnelles. Qualités rédactionnelles. Ce poste est accessible aux personnes handicapées.
Niveau d'études : Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-549831 - Assistant(e) Pôle Master

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