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2021-550764 - Responsable administratif du département licence sciences de la vie F/H (réf.927-3-RE2022)

jeudi 10 juin 2021

Domaine fonctionnel : Administration generale/Responsable de la coordination administrative
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Mission : La-le responsable administratif-ve, sous l'autorité de la directrice et de la directrice-adjointe du département, assure la coordination et la mise en œuvre de toutes les activités administratives liées à la structure. Elle-il encadre une équipe de 5 gestionnaires pédagogiques. Elle-Il est l’interface opérationnelle entre la direction du département de formation, l’équipe administrative et pédagogique et les différents services de l’établissement. Elle-Il est assisté-e, dans ses missions de coordination du travail des gestionnaires pédagogiques, d'une de ces 5 gestionnaires, nommée afférent RAD. Activités principales : Animation du département · Définir, avec l'équipe de direction, un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés et le mettre en œuvre. · Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter, le cas échéant, auprès des partenaires internes et externes. · Encadrer une équipe de gestionnaires pédagogiques et administratifs et de vacataires, le cas échéant : gérer, au quotidien, les moyens humains et matériels de la structure (incluant les présences, les entretiens professionnels annuels, le suivi des dossiers de liste d’aptitude et de tableaux d’avancement, etc…) ; rédiger les fiches de poste ; accueillir, former et accompagner les nouveaux personnels de la structure ;  proposer des formations ; préparer, organiser, participer aux réunions pédagogiques ou administratives et établir des compte-rendu; diriger les réunions de son équipe ; effectuer un retour des réunions facultaires auxquelles l’agent participe afin de transmettre les informations utiles à son équipe. · Gérer les relations avec les différents services de l’université : secrétariats, autres départements de formation, UFR, pôle financier de l’UFR, services centraux du niveau facultaire ou universitaire (direction de la formation et de l’insertion professionnelle et de la vie étudiante, services juridiques, informatique, des relations internationales, logistique, communication). . Gérer et diffuser et/ou traiter les informations de façon pertinente :  analyser les informations et les diffuser aux personnes concernées internes au service (responsables du master, enseignants-chercheurs responsables d’UE et/ou de parcours, membres de l'équipe administrative, étudiants) ou externe au service (services centraux facultaires ou de SU, externe à l’université). Interface avec les étudiants · Mettre en place, en relation avec le service informatique, les plates formes collaboratives pour rationaliser et coordonner, la campagne de candidature, les inscriptions administratives et pédagogiques, sous une forme dématérialisée. · Organiser les enseignements : superviser la réservation des salles pour les cours et les examens, gérer la création/modification des UE (code, fiche, site internet), organiser les événements pédagogiques de la licence. (Voir autres activités sur FDP en PJ)  

Connaissances transversales requises : -       Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur en France -       Organisation et fonctionnement de la Faculté des Sciences & Ingénierie et de SU -       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle -       Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique -       Connaissance des techniques du management -       Gestion des groupes et des conflits -       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche -       Méthodologie de conduite de projet -       Les fondamentaux des marchés publics -       Techniques de communication -       Anglais correct (niveau B2) Savoir-faire : -       Maîtriser le pack office Microsoft (Word, Excel, Power Point), le travail en réseau (Internet, Email), le logiciel de gestion de scolarité : Casper, des outils en ligne (LimeSurvey, Share point, Moodle,..) et accompagner les utilisateurs -       Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires -       Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire -       Restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse -       Coordonner, animer et encadrer une équipe -       Organiser et planifier ses activités de façon autonome -       Gérer les priorités, anticiper et déléguer -       Rechercher l'information, la vérifier, l'exploiter et assurer une veille. Savoir-être : -       Bon relationnel et sens du travail en équipe -       Disponibilité et réactivité -       Sens de l’analyse et force de proposition -       Adaptabilité et autonomie -       Organisation et rigueur -       Sens du service public -       Confidentialité
Niveau d'études : Niveau II : Bac + 3 Licence, licence professionnelle

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-550764 - Responsable administratif du département licence sciences de la vie F/H (réf.927-3-RE2022)

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