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2021-634320 - Gestionnaire de scolarité pour les formations de l’institut de Chambéry H/F

dimanche 6 juin 2021

Domaine fonctionnel : Administration generale/Assistante/Assistant de gestion administrative (FPT - C1E/13)
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Missions ·       Traitement des candidatures, recrutements et inscriptions Traiter les candidatures en ligne : contrôle du dossier de candidature déposé sur site, échanges avec candidats, vérification des paiements, établissement calendrier de recrutement et validation Gérer les recrutements : pour MS : vérification du dossier de candidatures, convocations aux entretiens de motivation avec jury. Pour EGR : tri des dossiers, préparation du jury de sélection, édition du PV de jury, jury d’aptitude, validation liste admis et envoi au CFAI Tous entretiens de recrutements : planning, réservation salles, préparation des grilles Gérer les Inscriptions : validation inscriptions, rédaction et Envoi des contrats et du règlement des études aux étudiants Assurer l’accueil de la rentrée des étudiants : fournitures documents, memo de rentrée, cartes accès, trombinoscope de chaque promotion d’étudiants. ·       Suivi de la scolarité Etablir des emplois du temps dans LISE pour les deux MS MCID et MS CHD ainsi que pour la formation EGR et pour le semestre EcoBS à Chambéry, en lien avec les responsables pédagogiques. Assurer le suivi pédagogique : Calendrier annuel, semaines de cours, soutenances, calendrier tuteurs, surveillance d’épreuves, Fiches de présence 4 formations, gestion des absences, copies, surveillance examens Suivi des alternants : absences, calendrier d’alternance en lien avec tuteurs, journées tuteur Suivre les enseignants contractuels vacataires :  appui à constitution du dossier dans LISE, Etablissement de l’état de service de chaque vacataire dans LISE par trimestre pour chaque formation, préparation du bordereau récapitulatif pour service RH du campus de Cluny en vue de la liquidation. Rédiger les conventions de formations et encaissements pour les deux MS : - rédaction des propositions de conventions de formation et de stage et envoi à la DGAF pour signature - constitution des dossiers étudiants : état civil, visa, RIB, mandats Sepa, Préparer les encaissements des frais d’inscriptions pour les MS : - dans LISE : émission du bordereau et remise au RAF pour envoi AC - Etablissement en lien avec RAF du calendrier des prélèvements et virements Gérer les Déplacements des enseignants vacataires : préparation des ordres de mission et signature, contrôle des notes de frais. Commande de cours à des prestataires externes : demande de 3 devis, vérification et constitution des dossiers   ·       Fonctions supports de l’institut : Gérer l’accueil physique et téléphonique du public ; Gérer le courrier arrivée et départ ; Saisir les demandes d’achat et les services faits dans l’application Yada, réceptionner les factures.

Compétences requises Niveau d’étude : Bac+2 Compétences ·       Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les outils de gestion de la scolarité : LISE ·       Capacité de rédaction de courriers et de contrats, ·       Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et des formations dispensées. Aptitudes ·       Capacité d’expression orale et écrite, capacité à dialoguer avec les apprenants, le corps enseignant, les professionnels, personnels et usagers de l’établissement ·       Capacité à travailler en équipe, ·       Aptitude à la polyvalence, à l’organisation et à l’anticipation ; ·       Capacité d’adaptation aux modes d’organisation en évolution.
Lieu d'affectation : 151 Boulevard de l Hôpital 75013 Paris
Niveau d'études : Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent

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