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2021-642864 - Adjoint(e) à la Directrice de la Formation et de la Vie Etudiante

mercredi 21 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Au sein de la DFIVE, l’Adjoint(e) à la directrice de la Formation et de la Vie étudiante assiste la directrice dans la gestion des opérations de scolarité et le pilotage des formations : organisation, mise en oeuvre et suivi de l’ensemble des procédures et actes. Il/elle est notamment chargé(e) de :  Superviser les aspects administratifs et logistiques transversaux de scolarité en lien avec les composantes et la responsable du service : outils de gestions, procédures, documents, contrôle qualité de la saisie dans APOGEE ; Participer à la gestion administrative des formations : inscriptions des masters internationaux et diplômes d’établissement, gestion de l’ensemble du processus relatif aux diplômes ; Contribuer à la gestion fonctionnelle de l’outil APOGEE, notamment les aspects modélisation des structures et gestion du référentiel, paramétrages en lien avec les évolutions réglementaires, assistance aux utilisateurs ; Contribuer à la production de bilans et statistiques de scolarité (utilisation de Business Object et tableaux croisés dynamiques). Le poste nécessite une bonne connaissance des processus de gestion de la scolarité et des différents domaine de l'application APOGEE.

1- Gestion administrative et logistique transversale de scolarité : - Superviser les opérations de préparation de la rentrée universitaire - Contribution à la coordination technique et administrative avec les composantes - Fiabilisation des données - Maintenance et développement des fiches de procédures des missions du poste. - Mise à jour des pages intranet et internet de la DFIVE. 2- Gestion administrative des formations - Gestion du processus d’inscriptions administratives (masters, diplômes d’établissement) :  suivi des candidatures aux masters internationaux. Enregistrement des inscriptions et réinscriptions dans APOGEE - Edition des états comptables, élaboration des factures, vérification des chèques et transmission à l'agence comptable. Gestion des procédures de remboursement. Vérifications des inscriptions effectuées et des renseignements saisis dans APOGEE. Suivi des dossiers incomplets - Gestion et délivrance des diplômes : Suivi du processus de désignation des jurys (tous diplômes) - Edition et délivrance des attestations de réussite et des diplômes (masters et diplômes d’établissement - Gestion centralisée du processus de signature - Commandes auprès de l’imprimerie nationale et gestion des stocks pour l’ensemble de l’établissement : suivi de la numérotation des diplômes et tenue du registre. 3- Gestion fonctionnelle de l’outil APOGEE - Appui aux scolarités dans la résolution de problèmes / appui et assistance utilisateurs des services de scolarité des composantes. - Contribution à la vérification et à la mise à jour des données règlementaires dans APOGEE tout au long de l’année et notamment avant l’édition des diplômes - Contribution aux activités de modélisation des structures et des maquettes pédagogiques - Contribution aux paramétrages du référentiel de l’application dans le contexte de l’établissement et en cohérence avec la règlementation et les évolutions techniques 4- Production de données statistiques - Superviser la production de données statistiques, en lien avec la responsable du service : construction de requêtes, analyse et traitement des données brutes, mise en forme des données (effectifs de rentrée pour les conseils, tableaux croisés à la demande) - Participer à l’élaboration de la brochure annuelle « La formation en chiffres ». - Participer et suivre la production de données sur la répartition des droits pour le service « Pilotage et Finances ». - Contribuer à plusieurs enquêtes ministérielles (remontées SISE notamment).
Lieu d'affectation : 6 allée Emile Monso 31029 Toulouse Cedex 4

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-642864 - Adjoint(e) à la Directrice de la Formation et de la Vie Etudiante

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