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2021-671588 - Assistant(e) de la direction générale des services

mardi 20 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
L'assistant(e) sera sous la responsabilité du directeur général des services.   La mission principale de l'agent est d'assister le directeur général des services dans ses fonctions • Organiser et gérer des réunions et rendez-vous de façon autonome : - gérer l'agenda du DGS, organiser et planifier les réunions ou rendez-vous, être capable  de les prioriser et d’évaluer les urgences, - organiser les réunions (en présentiel et / ou visio-conférence)  et leur logistique, - convoquer le comité de direction (CODIR) et les réunions mensuelles  rédiger et diffuser l’ordre du jour ainsi que le compte-rendu, - assurer les prises de rendez-vous, - préparer les dossiers pour le DGS en lien avec ses réunions  ou rendez-vous, - gérer les déplacements du DGS. • Être responsable de la gestion des courriers et des e-mails : - enregistrer   l'ensemble   des courriers   reçus à UBFC, et assurer leur   diffusion et leur traçabilité au sein des services, - rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes-rendus du DGS, assurer leur diffusion et suivi, - assurer le suivi des parapheurs soumis au visa du DGS puis à la signature du président, - filtrer et suivre les e-mails avec discernement, repérer  les priorités et urgences, assurer les réponses ou diffusion après validation du DGS. • En lien avec le président du Conseil académique, assurer la gestion et le suivi de cette instance : - constituer et tenir à jour le calendrier des instances, - assurer de manière rigoureuse l'envoi des convocations et des documents  préparatoires  aux membres  du CAC - rassembler les rapports présentés aux membres de cette instance, faire le lien avec les services pour respecter les échéances et la qualité des rapports, - gérer et suivre les présences et alerter sur les risques d'absence de quorum, centraliser les procurations, - veiller à la préparation de la salle et à la logistique - accueillir et faire émarger les participants, - préparer et assurer la diffusion des délibérations • Assurer un rôle clé auprès de la direction générale des services : - assurer la bonne circulation de l'information auprès des services avec discernement, - répondre aux demandes d’information des services et des partenaires externes, - organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives au fonctionnement des services et aux relations avec les partenaires, - classer et pré-archiver les documents de la direction générale des services en lien avec le service des affaires générales.

Savoir-faire : • Maitrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat • Maitrise de l'outil informatique dont les logiciels bureautiques (Word, Powerpoint et Excel) ainsi que des outils de messagerie, • Connaissance des institutions, de l'environnement administratif, de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, Savoir être : • sens du service public • qualités relationnelles et humaines, • rigueur, sens de l’organisation et autonomie, • capacités d'initiative, d'anticipation mais aussi à faire face à des situations d’urgence (réactivité, adaptation au changement), • discrétion, • capacité à rendre compte, • capacités d'écoute et aptitude à travailler en équipe, forte disponibilité.
Lieu d'affectation : 43 avenue de l'Observatoire - 25 000 BESANCON
Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat

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