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2021-671636 - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) Pôle AOSM

mardi 20 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Pour accomplir sa mission, l’assistant(e) administratif(ve) du PAOSM sera chargé(e) de : Assurer la veille des appels d’offres ·         Organiser la Veille quotidienne des AO à partir du logiciel de veille et des sites dédiés en appui à la chargée de projet et à la responsable de pôle ·         S’assurer de la diffusion des informations : mise à jour du tableau des AO, information aux co-traitants - Suivre la traçabilité des AO, suivre les alertes / renouvellement ·         Diffuser les documents relatifs à la réponse aux AO : calendrier…, en lien avec les procédures qualité ·         Organiser le recensement de l’ensemble des documents et garantir l’actualisation des tableaux de suivis et de l’espace collaboratif Assurer la communication du pôle ·         Mise à jour du site « Actu du PAOSM » en coordination avec l’équipe ·         Alimentation du centre de ressources (fiches produit – plateaux…) Assurer la formalisation des réponses à AO ·         Mise en forme sous word des mémoires techniques dans le cadre de la réponse aux appels d’offres ·         Suivi des retours des fiches projets ·         Insertion des CV et alimentation des sites Être en appui aux assistantes et chargées de suivi des marchés Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM) ·         Respecter les procédures qualité du pôle AOSM et celles des commanditaires Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ

->   Niveau d’études Bac +2 : BTS Assistante Manager ->   Expérience professionnelle requise d’un an Connaissances requises : ·         Environnement de l’éducation et de la formation ·         Fonctionnement de la formation continue - Fonctionnement du GIP FCIP ·         Connaissance du contexte juridique et réglementaire spécifique aux appels d’offre Compétences opérationnelles : ·         Savoir lire un cahier des charges ·         Appliquer un dispositif de contrôle (identifier les éléments à contrôler, les modalités et la fréquence des contrôles…) ·         Apporter des réponses personnalisées à des besoins spécifiques dans le domaine d’activité ·         Maîtriser les outils bureautiques - Savoir utiliser les applications spécifiques au service ·         Savoir rendre compte ·         Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit - Travailler en équipe Compétences comportementales : ·         Exécuter les tâches en toute autonomie ·         Réfléchir et résoudre en équipe ·         Sens de l’analyse ·         Rigueur/fiabilité ·         Faire preuve de discrétion ·         Sens relationnel/Interface interne/externe ·         Capacité d’écoute ·         Capacité d’adaptation ·         Sens de l’organisation ·         Capacité à gérer le stress ·         Réactivité Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap, sans limite d’âge.
Lieu d'affectation : 111 avenue de Dunkerque 59009 Lille
Niveau d'études : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-671636 - ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) Pôle AOSM

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