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2021-679182 - ADJAD - secrétaire de l’UDAP de la Loire- DRAC ARA H/F

mercredi 28 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager/Secrétaire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
 1- L’accueil des usagers et le secrétariat :  - assurer l'accueil physique et téléphonique (orientation, filtrage et information de 1er niveau) ; - traiter le courrier + courriels du service ; - assurer le secrétariat des Architectes des Bâtiments de France (ABF) et des techniciens : coordination et tenue de l’agenda, organisation des réunions et déplacements ; - classer les dossiers en cours ; - enregistrer les dossiers d’autorisations du droit des sols sous le logiciel GESTAURAN dans le cadre d’une dématérialisation des actes d’urbanisme à partir de janvier 2022. Ces missions sont mutualisées et réparties en alternance entre les 2 secrétaires. - prendre des notes et élaborer de comptes rendus de réunions internes et extérieurs.  2- Gestion du service : - assurer le suivi et commander les fournitures du service (en lien avec le service du fonctionnement de la DRAC) et du matériel ; - assurer la gestion administrative des véhicules du service (2 voitures) ; - archiver et classer les dossiers N-1.   3- Patrimoine :  - renseigner la maîtrise d’ouvrage au cours du dossier (diffusion du guide pratique, liste des travaux d’entretien, renseignement sur les travaux nécessitant une autorisation de travaux, cadre de demande/attribution de subvention), préparer les réponses aux courriers des demandeurs et des partenaires ; - gérer le dossier administratif (complétude, suivi des subventions), pour les travaux liés aux lignes budgétaires fonctionnement/strict entretien, après vérification sur place par l’agent référent, ainsi que pour les subventions en espaces protégés et les dossiers en lien avec la fondation du patrimoine ; - alimenter le logiciel AGREGEE (suivi des autorisations de travaux et suivi budgétaire) ainsi que les tableaux de programmation du bureau ; - saisir le bilan (N-1), les propositions de programmation (N + année en cours) et les propositions de pré-programmation (N+1) et renseigner AGREGEE, saisir des demandes d’autorisation de travaux et demandes d’entretien pour les Monuments Historiques sous le logiciel AGREGEE ; - réaliser les comptes rendus des réunions inter-service monuments historiques, organisation logistique des réunions et préparation des dossiers ; - organiser le classement et l'archivage des documents

Compétences techniques : - maîtrise des techniques de communication écrite et orale - maîtrise des divers outils informatiques nécessaires (excel-word outlook) - maîtrise rédactionnelle - s’initier au vocabulaire technique lié au patrimoine Savoir-faire : - vérifier et transmettre des informations - maîtriser les délais - accueillir et prendre des messages téléphoniques - renseigner et guider les usagers - enregistrer et classer des documents - saisir et mettre en forme des documents Savoir-être : - être rigoureux(se) et organisé(e) - faire preuve de discrétion - être réactif - être à l’écoute - sens de l’initiative - sens des relations humaines et travail en équipe - être autonome

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-679182 - ADJAD - secrétaire de l’UDAP de la Loire- DRAC ARA H/F

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