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2021-592321 - SEADM-Assistant.e de direction auprès de la Présidente, ...-EP Fontainebleau H/F

mardi 26 octobre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Il (elle) assiste la Présidente dans la gestion de son activité quotidienne. Il (elle) assure une mission de protocole auprès de la Présidente dans la gestion des relations publiques, en lien avec la direction du développement et de la communication de l’Etablissement public. Il (elle) assure une mission de pilotage des différents secrétariats de direction de l’Etablissement Public. Mission 1 : Assistant(e) de direction - coordonne l’activité des différents secrétariats de direction ; - organise, coordonne et assure l’interface entre le Président et l’ensemble des services de l’Etablissement ainsi qu’avec les interlocuteurs extérieurs ; - prend en charge les aspects logistiques de la fonction de la direction générale et de la présidence ; - anticipe et prépare les dossiers nécessaires aux réunions ; - assure l’accueil physique et téléphonique ; - réceptionne le courrier du Président et le transmet aux services en s’assurant de sa traçabilité ; - tient son agenda, organise les rendez-vous et les déplacements, assure le suivi des missions ; - rédige des courriers, notes et compte-rendus de réunions ; traite des dossiers ponctuels et suit les affaires réservées. Mission 2 : Chargé (e) du protocole En lien avec la direction du développement et de la communication, il/elle : –   organise et coordonne le volet protocolaire des cérémonies et manifestations institutionnelles: - tient à jour le fichier institutionnel et veille à son enrichissement et son actualisation ; - gère l'accueil des personnalités (organisation des visites gratuites, prévient la préfecture, prévoit le stationnement) assure le suivi des relations quotidiennes avec les autorités et les interlocuteurs extérieurs du président (institutionnels, milieux économiques, sociaux, associatifs, presse, ambassades…) - participe à l'organisation, coordonne les réunions, cérémonies, inaugurations, manifestations institutionnelles en amont et le jour j (présence sur le site le cas échéant) –    organise et coordonne le volet logistique des cérémonies et manifestations : - propose et fait valider les cartons d’invitation aux cérémonies ; - élabore le déroulé des cérémonies ou manifestations et veille à leur bon déroulement ; - assure la gestion des cadeaux institutionnels de l'EPCF (par ex : catalogues d'exposition) et leur suivi en tant que valeurs inactives ; - organise les placements protocolaires lors des manifestations ; - supervise l’aménagement des salles de réception ; - gère les supports protocolaires (drapeaux, cavaliers, badges…) - met en concurrence les traiteurs puis choisit les menus des repas ou cocktails, dans le respect des règles administratives établies ; - planifie les visites guidées, prévoit les heures mécénat éventuellement nécessaires ou le renfort d’agents, en lien avec les services métiers.

Compétences techniques maîtrise de la gestion opérationnelle d'un événement maîtrise des techniques de secrétariat bureautique maîtrise des outils bureautiques (word, excel, internet, powerpoint, outlook) maîtrise des techniques de classement et d'archivage   Savoir-faire s’adapter aux différents interlocuteurs dans des contextes sensibles ; savoir communiquer et promouvoir l'image et le rayonnement du château ; prioriser les informations et jouer un rôle d'alerte ; maîtriser les délais et les calendriers, planifier et organiser son travail ; recueillir les attentes  analyser les demandes et les orienter ; rédiger et mettre en forme des documents  Savoir-être (compétences comportementales) avoir le sens des relations publiques et humaines ; faire preuve de capacité d’adaptation ; faire preuve de discrétion ; savoir identifier et dialoguer avec les partenaires professionnels internes et externes au service ou à l’administration savoir écouter, communiquer, faire circuler l’information ; être rigoureux et autonome ; faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse. Profil du candidat recherché (le cas échéant) : Expérience similaire souhaitée. Perspectives d’évolution : Contractuel : avancement à intervalles prédéterminés Titulaire : avancement sur proposition et selon la manière de servir de l'agent(e)

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