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2021-711122 - Chef de projet évènementiel F/H (réf.RPDPL)

jeudi 18 novembre 2021

Domaine fonctionnel : Communication/Chargée / Chargé de production évenementielle
Nature de l'emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
CDD de 12 mois Mission : Sous l’autorité du chef du Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEP), le/la chef-fe de projet : Développe et met en œuvre l’offre de produits et services destinée aux instituts thématiques pluridisciplinaires et structures de recherche de Sorbonne Université, afin de les accompagner et les conseiller dans la gestion de leurs projets évènementiels Répond, en qualité de conseil, aux solicitations de toute structure interne (directions universitaires et facultaires) qui souhaite être accompagnée et guidée dans ses choix logistiques et techniques, lors de l’organisation d’un évènement Contribue à définir la politique des achats liés à l’activité événementielle Répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés Activités principales : - Développement et mise en œuvre d’une offre de produits et services : Recueille, analyse et identifie le besoins des usagers Créé et met en œuvre des outils / services adaptés Assure la communication / promotion de l’offre de service auprès des usagers (rédaction et/ou création de supports, actions de promotion…) - Gestion de projet évènementiel : Pilote la prise de brief client en identifiant tous les besoins  ou étudie le cahier des charges des projets Assure la construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d’espaces, hébergement, transport, restauration…), et définit les outils et moyens nécessaires pour leur mise en œuvre, en s’appuyant sur des expertises internes ou externes Participe à la définition du budget des projets et veille au respect du budget défini Identifie et coordonne les différents acteurs  internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing / financières…) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports, hébergements…) pour la réalisation des événements Assure le lien entre les différents acteurs de chaque projet et anime le cas échéant cette communauté (réunions, partage de documents / informations…) Planifie l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, coordonne, pilote et contrôle leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l’événement Assure la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation Gère le retour d’expérience et mesure la satisfaction des usagers - Politique d’achat en lien avec l’évènementiel : Contribue à la réflexion sur la mise en place de marchés publics visant à faciliter l’organisation d’évènement Contribue à formaliser l’expression et rédiger les cahiers de clauses techniques particulières, avec le soutien de la Direction des Achats Contribue au suivi des marchés pilotés par le SEP

Connaissances : Méthodologie de conduite de projet (planification, coordination, budget…) Secteur de l’évènementiel et ses acteurs (gestion de billetterie, hébergement, restauration, location d’espaces, agences de communication, prestataires logistiques et techniques…) Communication / Marketing (création de contenus et de supports de communication, mise en place d’action de communication / promotion auprès de publics cibles…) Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) Organisation de la fonction publique et de l’enseignement supérieur Objectifs et projets de Sorbonne Université Politiques, dispositifs et procédures propres à la gestion de projet évènementiel dans un établissement public d’enseignement supérieur Connaissances budgétaires générales Procédures d’achat public Outils bureautiques (Microsoft Office) Compétences opérationnelles : Analyser un cahier des charges et répondre à la demande Animation d’une équipe projet (animer des réunions, coordonner les actions…) Capacité à rendre-compte à sa hiérarchie et à ses commanditaires (rédaction des rapports / de synthèses, mise en place d’outils de suivi…) Capacité à mobiliser et à animer des réseaux Compétences comportementales : Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute Rigueur, organisation et autonomie Réactivité et adaptabilité Aptitude à travailler en équipe Sens de la diplomatie Curiosité Créativité Diplômes et formations souhaités : BAC +4 avec une expérience sur une fonction similaire d’au moins 3 ans ou DUT, BTS minimum exigé avec expérience sur une fonction similaire d’au moins 5 ans, dans une agence ou un établissement public Domaine de formation : gestion de projet évènementiel
Niveau d'études : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

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