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ARS_2021-1358 - Assistante / assistant de direction (DRHM0732) H/F

vendredi 19 novembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Activités principales : Assister le directeur des Ressources Humaines et son adjointe dans l’organisation quotidienne du travail : -       Gestion des agendas : prises de rendez-vous et organisation des réunions, -       Gestion de la BAL fonctionnelle DRH-DIRECTION -       Organisation de la gestion courrier arrivées/départs et suivi du circuit interne de transmission -       Accueil physique et téléphonique de la DRH -       Constitution des fonds de dossiers pour les réunions et RDV -       Participation aux réunions de cadres, prise de notes et comptes rendus de réunions   -       Rédaction de courriers simples et notes de service, -       Diffusion et circulation de l’information entre la Direction Générale, la Direction de Ressources Humaines et les autres directions et délégations départementales -       Rédaction des fiches de procédures types relatives aux activités du secrétariat de direction (documentation, archivage, courrier…) -       Rédaction, diffusion, classement, reprographie et archivage -       Suivi des congés des agents de la DRH (mises à jour régulières du planning et affichages) -       Suivi des remboursements des repas RIA fermés Activités annexes : -       Enregistrement, transmission des courriers via le logiciel de gestion électronique du courrier (GEC) -       Gestion du courrier dématérialisé via le logiciel ELISE -       Suivi des courriers soumis à visa ou signature DRH/DG -       Organisation des visio/audio conférences en interne ou externe -       Suivi des décisions DG ayant un impact sur les RH (nominations, délégation de signature…) en lien avec les secrétariats de la Direction Générale et de la Direction des Territoires (DDT) -       Suivi de la logistique/ l’informatique -       Diffusion mail des lettres « Info RH » -       Participation à l’élaboration et à la mise à jour du volet RH du plan de continuité d’activités (PCA) de l’ARS Participer à la gestion du dispositif régional des astreintes : -       Organisation et suivi de l’appel annuel à volontariat, -       Organisation et suivi des plannings d’astreintes en lien avec la DSP et les délégations départementales -       Incrémentation de l’applicatif astreinte -       Mise à jour des données dans l’application informatique « astreintes » et la base-astreinte (Excel) -       Extraction mensuelle et transmission vers la Gestion administrative des demandes de repos compensateurs et des compensations financières -       Suivi du prévisa des paiements des astreintes -       Identification et élaboration des listes des agents en besoin de formation « astreinte » Assurer la continuité des fonctions RH entre les sites de Montpellier et Toulouse : -       Relais RH pour les sessions de formation réalisées à Montpellier Sous la responsabilité du DRH, appui à la gestion individuelle et collective de la DRH

Savoir : -Environnement administratif et institutionnel -Organisation du dispositif régional des astreintes Savoir-Faire : - Bureautique informatique (word, excel, PPt) -Qualités rédactionnelles et d’expression orale -Méthodologie et organisation du travail -Capacité à rendre compte et à alerter - Savoir-être : -Discrétion et confidentialité des données -Sens du relationnel -Réactivité -Disponibilité
Lieu d'affectation : Montpellier

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