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ARS_2021-1218 - DD33 - ASSISTANT-E DE DIRECTION H/F

vendredi 19 novembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Délégation départementale de la Gironde Service : Direction Localisation géographique du poste : Bordeaux L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité. Ainsi, la Délégation Départementale de la Gironde est composée de deux pôles : - un Pôle santé publique et santé environnementale (PSPE), - un Pôle animation territoriale et parcours de santé (PTPS) Enfin, les missions de démocratie sanitaire, médicales, d’inspection/contrôle, de gestion des plaintes et signalements et de  support sont rattachées directement à la Direction. Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Personnel sous statut de la fonction publique : Catégorie :    B ou C Corps et grade : Secrétaire administratif-ve ou Adjoint-e administratif-ve Groupe RIFSEEP : 2 pour le corps des secrétaires administratifs-ves 1 pour le corps des adjoints-es administratifs-ves Personnel sous statut convention collective : Catégorie : Employé-e Niveau : 4 ou 5A Définition du poste : Placée/placé auprès de la directrice et, le cas échéant, d’autres membres de l’équipe de direction, elle/il l’assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Activités essentielles : Assurer l’organisation des agendas de la direction, Gérer les déplacements de la directrice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction, Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition de la directrice en temps utile, Evaluer, signaler et orienter les urgences, Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs, et sous l’application Elise, Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction, Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques, Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels, Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers… Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous dont CODIR DG, CODIR DD33, Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires, Gérer le planning des astreintes, Gérer le planning de la Cellule Départementale d’appui (CDA), Assurer la fonction de Correspondant-e RH pour la DD33 (avancements/promotions, entretiens d’évaluations, gestion des absences, planification des congés de la DD33) ; de correspondant-e logistique et achats ; de correspondant-e déplacements pour la DD33. Relations internes : Ensemble des directions de l’agence. Relations externes : Préfectures de la région ; Représentants des professionnels de santé et des établissements, services de l’Etat, Etablissements et Services Sanitaires et Médico-sociaux  de la Gironde, Collectivités territoriales, organismes d’Assurance Maladie. Compétences requises : Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL GESTION DE L’INFORMATION TECHNIQUES DE RÉDACTION Savoir-faire : COMMUNIQUER CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT PRIORISER ARCHIVER RENDRE COMPTE RÉDIGER Savoir-être : AISANCE RELATIONNELLE RÉACTIVITÉ DISPONIBILITE ÊTRE AUTONOME ESPRIT D’INITIATIVE FACULTÉ D’ADAPTATION FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION SENS DE L’ORGANISATION
Lieu d'affectation : Bordeaux

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