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2021-758803 - SECRETAIRE DE DIRECTION DE LA COMMUNICATION

mercredi 24 novembre 2021

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager/Secrétaire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, logistique d’événements).

ACTIVITÉS PRINCIPALES : -  Accueil physique et téléphonique, -  Gestion des stocks de fournitures de bureau, -  Gestion des stocks de consommables, -  Organisation de réunions, visites, évènements, commissions spécialisées, - Prise de notes, frappe et mise en forme de documents, - Prise de rendez-vous, gestion des agendas, - Réception, diffusion et traitement des mails de la BALF du service, - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, - Traitement du courrier - Pige journalière et saisie de la revue de presse. ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES LIÉES AU POSTE : - Réception et traitement des factures générées par le service en partenariat avec la Direction des Achats et des Approvisionnement, -  Emission de titres de recettes en partenariat avec la Direction des Finances, - Edition de tous les bons de commande hors marché, - Gestion administrative des stagiaires, - Gestion et mise à jour des annuaires Pages Jaunes et FHF, relations commerciales, - Gestion et mise à jour des Cartes de Visite Pages Jaunes sur Internet, -  Assistance logistique événementielle (commande des prestations alimentaires, logistique sécuritaire et mobilière), - Elaboration du planning de la photographe du service en lien avec les équipes médicales, -  Accueil et logistique des tournages, gestion de la mise à disposition des locaux pour des tournages (mise en place des conventions, visites de repérages, résolution des problématiques rencontrées…), - Suivi d’un à deux projets événementiels par an dans leur globalité.
Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-758803 - SECRETAIRE DE DIRECTION DE LA COMMUNICATION

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