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2021-763040 - Responsable du service scolarité

mardi 30 novembre 2021

Domaine fonctionnel : Enseignement et Formation/Responsable de service de scolarité
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Activités principales de l’agent : 1/ Organisation et fonctionnement du service : -        Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble de ses utilisateurs -        Animer l’équipe de gestionnaires pédagogiques et coordonner les activités du service -        Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels du service -        Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité -        Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation délivrance des documents aux usagers) -        Organiser les permanences d’accueil pour les usagers -        Coordonner les activités de la scolarité, dans le cadre des objectifs de l'université et de la composante -        Assurer une veille règlementaire -        Planifier des réunions de travail afin d'organiser les périodes d'examens ou d'inscriptions -        Évaluer les personnels de la scolarité 2/ Organisation des inscriptions administratives et pédagogiques : - Mettre à jour les capacités d'accueil et suivi des inscriptions (effectifs) - Mettre en place les différentes procédures d'inscriptions - Superviser les inscriptions administratives et pédagogiques - Etablir un calendrier des inscriptions pédagogiques - Coordonner l’ouverture des campagnes IP 3 / Organisation des examens et des jurys : - Préparer les calendriers des examens et superviser l'organisation des examens - Organiser les jurys (nécessite de superviser le travail de la gestionnaire des examens : sujets, réception des notes, préparation des PV) - Réaliser les tableaux de taux de réussite - Gérer les dossiers de fraude 4/ Pilotage de l’ensemble des actes de gestion dans le domaine de la scolarité : - Intégrer l'offre de formation par modélisation dans APOGEE - Suivre et mettre à jour les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des connaissances - Préparer les documents d’informations dans le domaine de la scolarité pour le conseil de Faculté - Elaborer des courriers administratifs, comptes rendus de réunion - Travailler en collaboration avec les services centraux concernés et notamment la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE), - Participer aux réunions de travail 5 / Rôle de conseil, de veille et d’assistance - Assister et conseiller l’équipe de direction et la représenter à sa demande auprès de ses interlocuteurs habituels - Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion - Assurer la veille réglementaire

Connaissance, savoir : - Connaître les statuts des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel) - Posséder une solide culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité - Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus LMD - Maîtriser au niveau d’expertise le logiciel de gestion APOGEE - Utiliser les outils Zimbra, Dokeos, E CAMPUS et les logiciels bureautiques (Word, Excel), PStage Savoir-faire : - Savoir manager et animer une équipe (animation de réunions, conduite de projets de service) - Etre capable d’élaborer des choix, de planifier des actions, d’estimer les besoins - Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode - Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion - S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics - Faire preuve d’initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service Savoir-être : - Savoir animer une équipe - Bon relationnel - Sens du travail en équipe - Savoir écouter et avoir le sens de la confidentialité - Faire preuve de rigueur et de méthodologie - Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense

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