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Chef du service Information Documentation

vendredi 3 décembre 2021, par Emma LANDRY

Vacance d’un poste d’Chef du service Information Documentation dont vous trouverez ci-dessous le descriptif au sein de la Direction Générale Adjointe Administration et Ressources. Les candidatures sont à adresser au Service des parcours professionnels avant le 3 janvier 2022.

Catégorie : A
Résidence administrative : Nevers

Missions principales du poste

1/ Management de l’équipe
2/ Communication interne
3/ Mise en œuvre de la politique documentaire et conduite de projets documentaires
4/ Suivi du budget et suivi administratif

Description des activités à réaliser pour chaque mission

1/ Management de l’équipe :
– Animation de l’équipe (5 agents)
– Répartition et supervision des activités, définition des objectifs et missions
– Notation / Évaluation des agents
– Mise en place de procédures internes au service
– Coordination avec la hiérarchie

2/ Communication interne
– Participation à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de communication interne
• Identifier les enjeux de la communication interne au sein de la collectivité
• Analyser les besoins de communication de la collectivité
• Cibler les messages en fonction des supports de communication et des publics
• Identifier les tendances d’évolution et les expériences innovantes en matière de communication
• Élaborer et développer un plan de communication interne
Concevoir, mettre en œuvre et évaluer les actions de communication interne

– Organisation, coordination et diffusion des informations relatives à la vie de la collectivité
• Valoriser et coordonner les informations actualisées relatives à la vie de la collectivité afin de les diffuser en internes
• Concevoir la stratégie de communication adaptée au développement d’un projet ou d’un évènement
• Concevoir et mettre en œuvre la ligne éditoriale des publications et supports
• Concevoir et organiser des évènements
• Organiser les moyens matériels

– Conception et/ou réalisation de produits de communication
– Rédaction de supports de communication interne
– Coordination et participation à la rédaction du journal d’information interne
– Supervision des actions menées par la chargée de communication interne : organisation de visites de services pour les nouveaux arrivants pour les assistants familiaux

3/ Mise en œuvre de la politique documentaire et conduite de projets documentaires
– Achats de documents en fonction de l’actualité du moment et des projets en cours. Gestion d’une bibliothèque et mise à disposition à l’ensemble des services.
– Fonds spécifiques« ressources formation et concours»
– Autonomie de proposition et d’action dans le développement des fonds documentaire
– Garant de la pertinence et de la validité des informations
– Supervision des produits documentaires
– Recherche documentaire
– Veilles documentaires et stratégiques pour les directions, suivi des profils documentaires
– Rédaction et présentation des productions du centre de documentation : panorama de presse, synthèses documentaires, dossiers thématiques…

En lien avec le service informatique et la documentaliste, en charge de ces missions :
– Participation au groupe d’animation intranet et au comité de rédaction de l’intranet : suivi des contenus, réflexion sur l’évolution de l’outil et sur sa mise en œuvre, accompagnement des utilisateurs
– Actualisation permanente de la page d’accueil d’Intranet
– Définition des besoins en matière d’informatique documentaire : logiciels CINDOC et GEDIDOC, choix et adaptation des outils de mise en page…

-Suivi de la problématique du droit de copie aux plans juridique et pratique (CFC, éditeurs, groupe de presse, agrégateurs de presse)

4/ Suivi du budget et suivi administratif :
– Préparation et suivi budgétaires
– Validation et signature des bons de commandes et des documents comptables
– Collaboration à l’élaboration des marchés documentaires (rédaction cahier des charges, rapport d’analyse, présentation en CAO)
– Négociation et passation des contrats avec éditeurs relatifs à la fourniture de bases de données, à la fourniture et à l’exploitation de documents électroniques …
– Suivi des indicateurs d’activités du service et indicateurs d’utilisation des outils
– Rédaction des notes afférentes à l’activité du service

Connaissances théoriques et savoirs faire

Connaissances en techniques de communication interne
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique et logiciels documentaires)
Ingénierie de la communication
Principaux langages de la communication (écrit, oral, événementiel, signalétique, charte graphique, multimédia, etc)
Outils des technologies de l’information, de la communication et du multimédia
Modes de fonctionnement des médias
Règles générales du droit appliquées à la communication, à l’accès aux documents administratifs et aux libertés individuelles

Savoir avoir être / posture professionnelle

Compétences managériales
Autonomie de proposition et d’action
Qualités relationnelles, adaptabilité, capacité d’écoute et de reformulation
Réactivité, rigueur, anticipation
Curiosité intellectuelle
Capacités d’analyse et de synthèse

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