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ARS_2021-1407 - Assistante / assistant de direction de la DATPS H/F

vendredi 3 décembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant de direction est affecté au sein de la Direction de l’Animation Territoriale et des Parcours de Santé (DATPS), direction qui met en œuvre le Projet Régional de Santé, ainsi que les autres documents de programmation de la politique de santé, en promouvant la prévention tout au long de la vie, et en structurant les parcours et projets territoriaux de santé. L’assistant de direction assure le secrétariat de la Direction de l’Animation Territoriale et des Parcours de Santé (DATPS). Il assiste la directrice et la directrice adjointe dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités de la direction en assurant des fonctions d’assistance administrative. Il est en lien avec l’ensemble des agents de l’équipe et les autres directions de l’Agence. Il exerce les missions suivantes : 1)   Assistanat de la directrice et de la directrice adjointe -          Gérer l’agenda, les déplacements et l’organisation des réunions et rendez-vous -          Accueillir physiquement les rendez-vous -          Organiser et planifier des réunions internes et externes (convocation, réservation de salle, relance, organisation matérielle) -          Préparer les fonds de dossiers nécessaires -          Prendre des notes, rédiger des courriers et comptes rendus de réunions, notamment du CODIR -          Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées 2)    Missions transversales de la direction -          Assurer l’accueil physique et téléphonique -          Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes -          Assurer la veille, le suivi, le classement et l’archivage des courriels de la boîte fonctionnelle de la direction -          Traiter le courrier arrivée/départ : réception, transmission, classement et archivage -          Réceptionner et transmettre aux membres de l’équipe les diverses informations et documents relatifs à la direction -          Mettre en forme et valoriser des supports écrits -          Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la direction (suivi des arrivées/départs d’agents, commande de fournitures de bureau, …) Le poste d’assistant de direction ainsi que celui de secrétaire des conseillers médicaux de la DATPS et de secrétariat de la DRGOS doivent pouvoir se suppléer en cas de nécessité pour assurer la continuité du fonctionnement de ces deux directions.

Agent de catégorie B de la Fonction Publique Etat (corps des secrétaires administratifs), ou emploi équivalent de l’Assurance maladie, ayant eu une expérience sur des fonctions semblables. Compétences professionnelles requises ·       Savoir : -          Environnement institutionnel et administratif -          Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) -          Maîtrise des systèmes de classement et d’archivage -          Connaissance des techniques de secrétariat -          Tenue de tableaux de bord ·       Savoir-faire : -          Capacités rédactionnelles (prise de note, rédaction de compte rendu et synthèse de courrier) -          Sens de l’organisation et capacité à prioriser par un dialogue avec les différents cadres de la direction -          Sens du travail en équipe ·       Savoir-être : -          Discrétion -          Réactivité et initiative -          Sens de l’écoute et du contact -          Rigueur méthodologique -          Disponibilité Ce poste est ouvert à la candidature de personnes bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de  travailleur handicapé
Lieu d'affectation : SAINT DENIS DE LA REUNION
Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat

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