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ARS_2021-1406 - Assistante / assistant de direction (DUAM1278) H/F

vendredi 3 décembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Activités principales : Sous l’autorité du Directeur et de la Directrice déléguée des droits des usagers et des affaires juridiques, l’assistant(e) de direction apporte son concours pour mener à bien les actions liées au secrétariat ainsi qu’à la promotion et à la veille du respect des droits des usagers du système de santé. Assurer le Secrétariat de Direction : -   Appuyer les directeurs dans leurs  activités : ·         Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, préparer les dossiers ·         Contribuer à la fluidité des circuits, élaborer et mettre en forme tous types de documents ·         Suivre le respect des échéances ·         Préparer les réunions d’équipe et en réaliser le compte rendu ·         Suivre l’organisation du travail -   Assurer l’accueil physique et téléphonique notamment orienter les usagers -   Gérer et mettre à jour le courrier dans ELISE, assurer la gestion des parapheurs de la direction -   Contribuer à la préparation et à la réalisation des évènements internes et externes portés par la direction -   Réaliser la veille documentaire, la diffusion de l’information et l’archivage des dossiers Activités annexes : -   Suivre les dossiers de la direction en lien avec les RH -   Gérer les congés les stocks et commandes de fournitures -   Transmettre les ordres de mission des collaborateurs de la DUAJ à la DFM Déplacements -   Administrateur local de comptes utilisateurs du télé service Contact COVID (service mis en place par l’Assurance Maladie dans le cadre des actions de prévention et de suivi en lien avec l’épidémie de COVID-19) Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne. Partenaires Institutionnels : ·         Internes : tous services de l’ARS ·         Externes : Usagers et associations d’usagers du système de santé          Directions des établissements de santé et médico-sociaux, fédérations représentant les établissements, URPS          Services déconcentrés de l’Etat          Membres et organismes représentés au sein des instances (élus, représentants d’usagers, partenaires sociaux, acteurs de la       cohésion, de la protection sociale, de la prévention et de l’éducation pour la santé, offreurs des services de santé) Spécificités du poste / Contraintes : ·         Respect des délais réglementaires ·         Déplacements ponctuels ·         Solidarité et continuité à assurer avec les gestionnaires pôle démocratie en santé et mission qualité/innovation ·         Poste devant faire l’objet d’une déclaration publique d’intérêt ·         Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)

Savoir : Exemple : Connaissance de l’environnement institutionnel, connaissance d’une réglementation particulière, etc - Connaissances de l’environnement institutionnel et administratif - Connaissances de l’environnement professionnel et partenarial Savoir-Faire : Exemple : Maîtrise d’un outil informatique, d’un process, etc - Outils bureautiques et informatiques - Outils de communication - Capacité de synthèse - Expression écrite - Expression orale - Techniques spécifiques Savoir-être : Exemple : Travail en équipe, Intelligence émotionnelle, Gestion du stress, Esprit d’initiative, Créativité, etc - Travail en équipe - Sens des relations humaines - Gestion du stress - Capacité d’adaptation - Autonomie - Rigueur dans la réalisation des missions -Capacité d’initiative - Réactivité -Sens du service public
Lieu d'affectation : Montpellier

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