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2021-713607 - Assistant(e) de suivi administratif (SEFOCAL)

mercredi 5 janvier 2022

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Définition de la fonction : Assurer la gestion et le suivi administratifs et financiers des dossiers(frappe de courrier, mise en forme de document, etc.)et transmettre les informations(courriel, notes, etc.) pour le compte d’un ou plusieurs services Champ des relations : Internes: - Conseillers accompagnement des bénéficiaires - Responsables pédagogiques de la formation - Comptable-Secrétariat pédagogique des composantes - Autres assistant(e)s administratives Externes : - Bénéficiaires - Clients dont financeurs - Employeurs - Responsables pédagogiques externes Mission 1 : Montage du devis, calendrier et programme : - Création de devis et élaboration du calendrier Mission 2 : Contractualisation et conventionnement : - Assurer l’inscription des futurs stagiaires en lien avec le conseiller (fiche d'inscription en formation continue) - Finaliser le dossier stagiaire dans FCA Manager - Gérer le contrat ou/et la convention: édition et envoi, suivi des retours, relances - Editer et envoyer les avenants - Suivre et vérifier les conditions d'exécution d'un contrat - Transmettre des informations des données administratives aux parties prenantes Mission3 : Gestion des feuilles de présence, suivi des bénéficiaires : - Renseigner les stagiaires sur le processus de suivi mensuel des présences -Collecter les feuilles de présence chaque fin de mois, appliquer la procédure de relance si nécessaire - Assurer le suivi de présence: gérer les présences mensuelles : édition, envoi accompagné du mode d’emploi, suivi, relances, saisie - Vérifier que les heures financées sont réalisées, alerter le conseiller en cas de problème - Attester des présences auprès des financeurs, employeurs pour les rémunérations et/ou les frais de formation - Vérifier la complétude du dossier avant facturation et alerter le conseiller si besoin -Faire le point mensuellement avec le conseiller sur les dossiers , mettre en œuvre et suivre les décisions Mission 4 : Facturation de la formation et envoi de document : - Contrôler les éléments financiers des dossiers - Editer des factures et les pièces annexes et les transmettre de façon dématérialisée à la gestionnaire financière/ comptable pour titrage - Archiver des dossiers et documents de référence Mission 5 : Participer aux activités transversales du service : - Contribuer à la réalisation des objectifs du projet de service - Participer à la démarche d’amélioration continue et systèmes qualité - Participer ponctuellement aux évènements auxquels est associé le service - Participer à l’accueil et à la formation des nouveaux arrivants au service

Connaissances nécessaires -Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel -Bonne maîtrise de l’orthographe Compétences et qualités requises -Sens de l’organisation -Discrétion -Rigueur -Disponibilité -Autonomie -Travail en équipe
Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat

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