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2021-774027 - PH3455 - Assistant.e de direction et de projet du Directeur Général Délégué de la DEFI H/F

vendredi 7 janvier 2022

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
MISSIONS ET ACTIVITES Volet assistant.e de direction - Gérer l’agenda du DGD - Assurer l’organisation, la préparation, le suivi des réunions - Assurer le secrétariat - Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et comptes rendus - Suivre et gérer les dépenses et le budget de la direction, en relation avec le service financier (cartes achat, bon de commande, services faits) - Coordonner les aspects logistiques de la direction (commandes de fournitures, réservation de salles, prestations de bouche et séminaire…) - Assurer la cohérence, la circulation et la diffusion de l’information, avec les directions/services et les partenaires extérieurs - Réaliser des tableaux de bord - Gestion des instances - Saisir et mettre à jour les bases de données (annuaire, organigrammes…). Volet assistant.e projet Pour accompagner le déploiement du document d’orientation stratégique de l’établissement voté lors du Conseil d’administration de juin 2021, un projet d’administration a été formalisé. Il énonce la stratégie administrative de l’établissement pour la période 2021-2024. Il constitue un élément de cadrage indispensable à la projection de l’organisation Université de Paris et sera décliné par chaque direction générale déléguée du siège et facultaire de l’université au travers, pour chacun, de leur projet de direction. A cet effet, l’assistant.e accompagnera la direction dans cette démarche au travers d’un appui sur divers projets qui participent aux axes suivants : Renforcer l’efficacité de l’action administrative Déployer le nouveau schéma organisationnel Mettre en œuvre une démarche qualité Conduite du changement

PROFIL RECHERCHÉ Connaissances Connaissance des techniques de secrétariat de direction Techniques de gestion administrative Connaissances budgétaires générales Savoir-faire – Compétences opérationnelles Très bonne capacité d’expression écrite et orale Savoir gérer un agenda de direction et organiser des réunions complexes avec de multiples interlocuteurs Anticiper les problèmes opérationnels, techniques et humains Savoir organiser son activité en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances Pack Office Des compétences en gestion de projet seraient un plus ainsi que la connaissance de l’enseignement supérieur. Savoir-être – Compétences comportementales Bienveillance Esprit d'équipe Autonomie et proactivité La directrice adjointe aux transversalités et la responsable du pôle appui au pilotage seront amenées à manager fonctionnellement l’assistant.e sur les projets relatifs à leurs périmètres

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