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2021-701649 - Assistant de direction H/F

jeudi 9 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Mission : -          Assister le directeur et la directrice adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail ; -          Apporter un appui quotidien aux agents de la DOM (logistique, déplacements, RH) ; -          Mettre en œuvre les processus de gestion budgétaire de la DOM. Activités principales : -         Organiser les fonctions administratives, en relation avec les services de la Direction générale Déléguée Ressources (finances, ressources humaines, systèmes d'information), en veillant à l'application des procédures et à leurs mises à jour ; -         Gérer l’agenda du directeur ; -         Apporter un appui au directeur, directrice adjointe et chefs de service pour le management, l’animation et la communication interne ; -         Participer au suivi administratif et logistique du personnel de la direction (recrutements, prises de poste, annuaire, entretiens professionnels, promotions, congés, états de frais, etc.) ; -         Planifier, préparer et organiser les déplacements, réunions et séminaires ; -         Epauler la cheffe de service dans l’animation et le suivi des activités du réseau d’assistants administratifs (une dizaine de personnes) présents dans les services (formation lors de la prise de poste, animation de réunions mensuelles) ; -         Recenser, analyser les besoins et gérer les besoins de fonctionnement en matériels et fournitures de la direction ; -         Assurer l’accueil matériel et logistique des nouveaux arrivants (installation, matériel informatique/logiciels, etc.) ; -         Gérer les courriers et dossiers entrants et sortants, assurer le suivi des réponses et coordonner l’archivage et le classement ; -         Rédaction de documents (courriers, comptes rendus de réunion, présentations, programmes d’événements, etc.) ; -         Assurer le suivi des thématiques santé et sécurité au travail.

Être titulaire du bac minimum. Connaissances : -         Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat. Savoir-faire opérationnel : -         Utiliser les outils collaboratifs (gestion électronique de documents, réseau social d'entreprise, messageries, etc.), d’édition de documents (texte, tableur, présentation, dessin), de gestion de données (bases de données) et de logiciels de gestion comptable ; -         Vérifier et transmettre des informations ; -         Pratiquer la rédaction administrative et la prise de notes ; -         Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers. Savoir-être professionnel : -         Forte capacité d’organisation et de gestion du temps ; -         Polyvalence et adaptabilité ; -         Esprit d’initiative et autonomie ; -         Qualités relationnelles et d’écoute ; -         Capacité de communication et d’animation ; -         Sens du travail en équipe et réseau ; -         Rigueur ; -         Réactivité ; -         Discrétion.
Lieu d'affectation : 94300 VINCENNES
Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-701649 - Assistant de direction H/F

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