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2021-661487 - SECRETAIRE DE L’ADMINISTRATEUR GENERAL (F/H)

jeudi 9 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
DESCRIPTION DU POSTE Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut et sous la responsabilité hiérarchique directe de l’administrateur général du Domaine de Chantilly (Fondation d’Aumale), l’agent est chargé d’assurer les missions et activités suivantes : ü  Gérer les activités quotidiennes du secrétariat de l’administrateur général : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ; ü  Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous de l’Administrateur général ; ü  Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ; ü  Apporter un appui dans l’organisation des déplacements de l’Administrateur général ; ü  Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ; ü  Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ; ü  Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers et la composition de dossiers ; ü  Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ; ü  Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, les courriers électroniques de l’Administrateur général ; ü  Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ; ü  Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ; ü  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ; ü  Rechercher et diffuser des informations ; ü  Assurer la diffusion de l’information au sein de la direction des services administratifs ; ü  Accueillir les visiteurs de l’Administrateur général.

COMPETENCES REQUISES : Connaissances -        Excellente maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Power Point, messagerie électronique, internet) ; -        Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance ; Savoir-faire -        Comprendre rapidement l’environnement du Domaine de Chantilly (Fondation d’Aumale) et les relations avec l’Institut de France ; -        Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ; -        Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre ; -        Goût pour la communication interne et externe ; -        Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles) ; -        Excellent sens du relationnel ; -        Gestion des priorités ; -        Autonomie, initiative et sens des responsabilités ; -        Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité ; Savoir-être -        Rigueur, disponibilité ; -        Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité ; -        Excellentes qualités relationnelles ; -        Aptitude à rendre compte ; -        Disponibilité ; -        Polyvalence.
Lieu d'affectation : 7 rue du connétable 60500 Chantilly
Niveau d'études : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-661487 - SECRETAIRE DE L’ADMINISTRATEUR GENERAL (F/H)

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