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2021-701635 - Secrétaire pédagogique F2SMH

vendredi 10 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager/Secrétaire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
La nouvelle recrue sera rattachée hiérarchiquement à la responsable du service scolarité. Missions du poste : Assurer la gestion administrative et pédagogique de la Licences 2 STAPS Mention Entrainement Sportif (ES) ainsi que la gestion des Unités d’Enseignements du tronc commun des formations de Licence 2. Assurer l’accueil, l’information et le suivi des étudiants inscrits dans ces formations. Ces missions s’exercent dans le cadre d’une organisation en plusieurs secrétariats pédagogiques. Activités du poste : 1.     Accueil - Accueillir, orienter et informer les étudiants et les enseignants : orientation ou renseignements par un accueil physique, téléphonique et informatique. 2.     Emplois du temps : Logiciel CELCAT - Saisir l’emploi du temps élaboré par le responsable d’année d’études et réservation des salles. - Assurer le suivi des emplois du temps en relation avec le responsable. - Procéder aux modifications ponctuelles des emplois du temps. 3.     Inscriptions pédagogiques (IP) : logiciel APOGEE - Réaliser avec le responsable d’année d’étude les plans d’études des étudiants : étudiants en enjambement, étudiants arrivés d’autres établissements … - Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants dans l’application, sur les différents éléments obligatoires ou à choix de la structure des enseignements. - Constituer les groupes dans l’application pour générer les listes et trombinoscopes via les logiciels SGCE et Realist. - Editer ou exporter les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants (liste d’appel et / ou retour de notes). 4.     Examens et résultats : logiciel APOGEE - Assurer le suivi de l’organisation des examens : vérification des calendriers et saisie des salles dans Celcat. - Assurer l’envoi des calendriers individualisés pour les étudiants en situation de handicap et mettre en œuvre les recommandations de l’arrêté. - Gérer l’édition des documents : listes émargements, procès-verbaux de déroulement d’épreuve ; - Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons, consignes de surveillances) à chaque épreuve. - Gérer les justificatifs d’absence pour les contrôles continus. - Assurer des permanences pendant les différentes sessions des examens. - Recueil et saisie des notes, lancer les calculs, préparer les procès-verbaux pour les jurys. - Communiquer les résultats aux étudiants via l’ENT. - Editer les relevés de notes, les attestations de réussite, les diplômes et les annexes descriptives aux diplômes. 5.     Autres activités : - Participer à la réunion de rentrée de chaque formation, aux jurys de semestres et d’année - Répondre aux besoins ponctuels dans l’intérêt du service de la scolarité - Archiver les documents officiels

Connaissances : - Avoir une connaissance de base de l’environnement et de la culture universitaire : connaître une réglementation, l’offre de formation de l’UPS, les statuts et l’organisation générale des formations (LMD). - Connaître l’offre de formation de la F2SMH, la charte des examens ainsi que les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters votées par la CFVU de l’Université. Savoir-faire : - Maîtriser les logiciels : APOGEE, CELCAT, SGCE, Pack Office et messagerie électronique. - S’adapter et se former aux évolutions des outils multimédia et informatiques. - Maîtriser les techniques de communication orale et écrite. Savoirs comportementaux : - Diplomatie, adaptabilité au public, maîtrise de soi. - Capacités d’organisation et d’anticipation sur les différentes tâches. - Réactivité pour le suivi des emplois du temps, savoir analyser pour prioriser les tâches. - Savoir se rendre disponible pour les étudiants et les responsables des formations. - Savoir prendre des initiatives pour la continuité du service. - Savoir synthétiser et / ou rendre compte à la Responsable du service de scolarité. Niveau et diplôme exigé / expériences souhaitées : une expérience sur un poste similaire est souhaitée
Lieu d'affectation : Route de Narbonne, 31330 Toulouse

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-701635 - Secrétaire pédagogique F2SMH

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