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MINT_BA055ATC-30717 - Secrétariat du Directeur de cabinet H/F

vendredi 10 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Description du poste :
Assure le secrétariat du directeur de cabinet - suit, organise le planning de travail : tenue des agendas du directeur de cabinet, vérification de la cohérence entre les agendas du Corps préfectoral - assure l’accueil téléphonique et physique - met en forme des documents ou rédige des courriers : lettres de félicitations, condoléances, réponses aux invitations, copies au cabinet et aux sous-préfets, courriers confidentiels demandés par le Directeur de cabinet etc. - passe les commandes de dossier pour les audiences et déplacements du directeur de cabinet - s’assure de la fluidité et de l’échange des informations avec le bureau de la représentation de l’État, et le service des sécurités. - Gère les réservations de salles et de matériel, envoi et suivi des invitations aux réunions organisées en présence du Préfet et du Directeur. Gère les modalités matérielles des déplacements du directeur de cabinet : organisation des horaires de mission des chauffeurs, définition des horaires de départ et des temps de trajet, réservations des billets de train Gère l'organisation des déjeuners, dîners et réceptions du préfet et du directeur de cabinet et gestion de proximité des personnels de la résidence du préfet : propose les plans de table et les menus en liaison avec le cuisinier Participe avec le service porteur à l’organisation des cérémonies dans l’hôtel préfectoral (naturalisations par exemple...) Gère les évaluations/notations - des chefs de services de la direction, - des personnels sous l'autorité directe du préfet Gère des dossiers ponctuels liés à des tâches particulières confiées au Directeur de Cabinet Gère les crédits du directeur de cabinet Commande des gerbes pour les cérémonies patriotiques ou d’hommage Vos activités secondaires : Assure la suppléance du secrétariat préfet et son renfort en cas de besoin ponctuel En appui en cas d’absences d’agents du bureau de la représentation de l’Etat ou de charge de travail importante : - organisation et préparation matérielle d’événements exceptionnels ou de cérémonies ou de réunions sensibles présidées par le préfet, le directeur de cabinet. - préparation matérielle en amont des VO (lettres d’invitation, modalités pratiques en cas de passage du VO à la préfecture etc .) Groupe RIFSEEP : C1/B3

Avoir des compétences budgétaires et comptables Avoir des compétences en informatique -bureautique Avoir des compétences juridiques Connaître l'environnement professionnel Savoir travailler en équipe Avoir l'esprit de synthèse Savoir analyser Savoir s'organiser Savoir accueillir Avoir le sens des relations humaines Savoir s'adapter S'avoir s'exprimer oralement Savoir communiquer
Lieu d'affectation : Bar le Duc

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