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MINT_BA075ACC-30714 - SHFD- Assistante / Assistant de direction H/F

vendredi 10 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Description du poste :
Groupe RIFSEEP GROUPE 1 Au sein du cabinet du SHFD, la secrétaire-assistant(e) de direction du service du haut fonctionnaire de défense a pour mission : - l'accueil physique et le filtrage des appels téléphoniques du Préfet, haut fonctionnaire de défense adjoint, chef du service du fonctionnaire de défense et de la sous-directrice de la protection du ministère ; - la gestion des agendas et la planification des déplacements ; - la planification, l'organisation et le suivi des réunions : contacts, préparation des dossiers, éventuellement rédaction de compte-rendus ; - le dépôt, le retrait et l'enregistrement des courriers "arrivée/départ" ; - la mise en forme et l'envoi des documents de l'ensemble des pôles du service avec classement rigoureux sous format électronique et papier; - la recherche et le partage de documents en lien avec l'activité du service (intranet du SHFD par exemple); - le filtrage et le transfert des courriels vers les pôles concernés ; - l'organisation, le suivi des déplacements et des frais de mission de la direction et de l'ensemble des chargés de mission du service avec l'outil CHORUS DT (SHFD/C2MI Toulouse); - la gestion et le suivi de l'enveloppe des frais de représentation du Préfet et de la sous-directrice; - la participation à la gestion des crédits de fonctionnement du service via l’outil CHORUS formulaire (bon de commande-engagement juridique, service fait, rattachement de factures, etc…) ; - la mise à jour du tableau des congés de l'ensemble du SHFD, du Préfet et de la sous-directrice; - la participation, en tant que de besoin, à la gestion des personnels du service (campagne d’évaluation, de compte épargne-temps, de mobilité, etc…) ; - les tâches courantes inhérentes à un secrétariat : commandes de fournitures, gestion des stocks, logistique. Votre environnement professionnel ·         Activités du service Le service du haut fonctionnaire de défense (SHFD) assure les missions suivantes : - suivi et mise en œuvre des dispositifs Vigipirate et des secteurs d'activité d'importance vitale ; - suivi de la sûreté des sites du ministère ; - suivi de l'application des procédures de protection du secret de la défense nationale ; - élaboration et suivi de la politique de sécurité des systèmes d'information du ministère ; - animation territoriale de la politique de sécurité économique du ministère ; Son action dans le domaine de la sécurité s’inscrit dans la stratégie de sécurité nationale, notamment en ce qui concerne la sécurité intérieure et la sécurité civile. ·         Composition et effectifs du service Le service compte 73 agents dont 24 à Miromesnil,18 à Lumière et 31 à Toulouse (C2MI). Le personnel du service se répartit entre plusieurs pôles d'activités : mission sécurité défense, pôle sécurité des systèmes d'information, pôle protection du secret de la défense nationale.Le secrétariat de direction est composé d'un(e) assistante et d’un(e) réserviste.

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis Savoir s'organiser niveau maîtrise requis savoir accueillir niveau maîtrise requis Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau initié à acquérir Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis savoir s'adapter niveau maîtrise requis Avoir des compétences juridiques niveau initié à acquérir Savoir appliquer la réglementation niveau maîtrise requis savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis Connaissances requises des logiciels bureautiques courants et PABLO, ELISE, REPONSES, CHORUS DT et CHORUS formulaire, WORD, EXCEL Savoir analyser niveau pratique requis savoir communiquer niveau maîtrise requis Autres : - Etre réactif(ve) et attentif(ve) - Savoir prioriser les urgences - Faire preuve de discrétion et de loyauté - Etre polyvalent(e) Vos perspectives : Ce poste permettra de consolider les connaissances dans le cadre de préparation à des concours aux grades supérieurs et d'acquérir une expérience professionnelle de haut niveau.
Lieu d'affectation : 14 rue de Miromesnil 75008 PARIS

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