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2021-703379 - Assistant(e) de direction générale

mardi 14 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Mission générale de l’assistant/e de la directrice générale : Le/la titulaire du poste assure des missions classiques dévolues à une assistante d’assistant(e) pour la directrice générale (agenda, organisation de réunions, accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, mise en forme de courrier, élaboration de dossiers pour les différentes réunions …) mais également, à titre accessoire (pour ce qui relève uniquement de l’élaboration de dossiers), pour le secrétaire général et la cheffe de cabinet [CM1] Son interlocutrice privilégiée est, au quotidien, la cheffe de cabinet. Autant que de besoin, le/la titulaire du poste contribue à l’activité des directions de l’ANCOLS et apporte son appui aux autres directions en cas de surcharge ponctuelle d’activités ou d’absence d’un autre assistant ; Le/la titulaire du poste assure également la préparation logistique des conseils d’administration de l’établissement (environ quatre par an), en lien avec la cheffe de cabinet et la directrice des affaires juridiques (convocations, organisation des réunions préparatoires, chargement des dossiers sur la plate-forme numérique dédiée, suivi de la validation préalable de ces dossiers par la directrice générale, constitution de dossiers papier, mise en signature des délibérations par la présidente…). Le/la titulaire du poste apporte également son appui à la cheffe de cabinet pour la préparation d’événements ou de séminaires de l’agence et assure le lien Le/la titulaire du poste doit pouvoir fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs externes et internes (accès au siège, agenda de la directrice générale, de la cheffe de cabinet, du secrétaire général par exemple).   Relations fonctionnelles internes et externes : Outre la directrice générale et la cheffe de cabinet, le/la titulaire est amené(e) à communiquer et àtravailler avec des interlocuteurs internes (équipe du COMEX, …) comme externes (président, administrateurs, cabinets ministériels, dirigeants des organismes de logement social, …)  [CM1]DAJ à mutualiser avec les DGA

Savoir et connaissances techniques : -  Connaître l’organisation, les missions, le fonctionnement -  Connaître les outils et méthodes du secrétariat ; -  Savoir apporter une assistance administrative en respectant les différentes procédures mises en place au sein de l’agence (appels d’offres, formation, ordres de mission, congés et CET, absences, bons de commande repas, commandes fournitures, frais de déplacements, …) ; -  Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, logiciel courrier …) et des fonctionnalités de la messagerie Outlook ; accès et utilisation des ressources intranet, extranet et internet ; -  Travail en équipe : partage de l’information, collaboration pour pallier une difficulté ou un problème ; -  Classement, archivage. Savoir faire : -  Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie ; -  Justifier d’une première expérience, connaître les acteurs du secteur serait souhaitable ; -  Rédiger des projets de mail ou de courrier ; -  Savoir adapter l’organisation et les méthodes de travail ; -  Savoir planifier ses activités à moyen terme et gérer les priorités et les aléas ; -  Savoir s’adapter, actualiser ses connaissances et évoluer.   Savoir être et compétences relationnelles : -  Respecter la confidentialité des informations confiées ; -  Avoir un très bon niveau d’expression orale ; -  Être organisé, rigoureux et méthodique ; -  Faire preuve de réactivité ; -  Savoir s’adapter ; -  Avoir le sens des relations humaines ; -  Être capable de sens des responsabilités dans un contexte de mission de service public.
Lieu d'affectation : Puteaux, France
Niveau d'études : Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-703379 - Assistant(e) de direction générale

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