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2021-705242 - Secrétaire institut de formation St Louis (2021-124)

jeudi 16 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager/Secrétaire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
La secrétaire pédagogique assure le secrétariat pédagogique des 2 formations initiales, la gestion et le suivi des formations diplômantes infirmière et aide-soignante, le suivi avec le CFDC, les tutelles et l’université. Mission principale : Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants, participer à la préparation des instances et en assurer les comptes rendus ; participer à la préparation des commissions d’attribution de crédits ; suivre les conventions de stages….. Missions spécifiques : -    Accueil physique des intervenants, et des RDV de la Direction / équipe IFSI IFAS -    Gestion du courrier de l’institut (réception, tri, transmission, rédaction, suivi) -    Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et mails, -    Traitement et mise en forme de documents administratifs et pédagogiques, -    Organisation et suivi administratif des sélections pour les filières IDE et AS -    Préparation des rentrées scolaires administratives -    Suivi des stagiaires : gestion des conventions extérieures, documents de stage -    Suivi du dossier scolaire et administratif par étudiant/élève (environ 130 dossiers) -    Saisie et édition des notes pour les  passages de semestres et diplomations -    Gestion administrative de la diplomation par filière (dossiers par apprenant et transmission des informations aux tutelles)   -    Transmission et suivi des statistiques de l’activité des instituts aux différents demandeurs (sélection, diplomation, évolution des effectifs) -    Documentation des enquêtes ministérielles, régionales, institutionnelles, -    Élaboration de procédures en lien avec les activités citées, -    Reprographie de documents, -    Classement et archivage des documents, -    Instances : contribution ponctuelle à l’organisation, mise en forme et diffusion documents préparatoires et  compte-rendu -    Contribution à l'élaboration du document "Agrément École".

SAVOIR-FAIRE/SAVOIR-ÊTRE REQUIS : - Qualités rédactionnelles requises. - Autonomie. - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). - Maîtrise parfaite des outils de communication (Intranet/Internet). - Gestion des appels et des demandes téléphoniques. - Excellentes capacités relationnelles (travail en équipe) - Distance relationnelle avec les étudiants et élèves. - Capacités organisationnelles (organisation des tâches, classement et archivage…). - Curiosité et perspectives professionnelles. - Loyauté, discrétion CONNAISSANCES ASSOCIÉES : Connaissance des logiciels informatiques spécifiques aux centres de formation : Concours et SAP CAMPUS. PRÉREQUIS : - Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), de communication (Intranet et Internet). - Maîtrise Excel dans la gestion numérique et la réalisation graphique des résultats. - Aisance rédactionnelle et maitrise de la mise en forme de documents.
Lieu d'affectation : Paris, France
Niveau d'études : Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-705242 - Secrétaire institut de formation St Louis (2021-124)

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