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2021-712429 - SECRETAIRE ADMINISTRATIF H/F

lundi 27 septembre 2021

Domaine fonctionnel : Justice/Responsable de greffe
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
 Affectation à déterminer – Selon les besoins de la juridiction et l’organisation retenue, le secrétaire administratif assure :  -          Le secrétariat du registre du commerce et des sociétés : Direction / Administration / Gestion : o   Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs o   Gérer les consultations de dossiers des entreprises o   Mettre en forme et rédiger des courriers, relances et suivre les retours o   Organiser, encadrer et participer aux opérations de numérisation, indexation, classement et archivage o   Réceptionner, ouvrir et traiter le courrier et la boîte mail du service -          Les fonctions de secrétaire de direction : Direction / Administration / Gestion : o   Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs o   Gérer les agendas o   Préparer et assister aux réunions, établir les PV o   Mettre en forme et rédiger des courriers, notes, rapports et tous documents administratifs o   Procéder au classement et à l’archivage des documents o   Planifier des rendez-vous o   Réceptionner, ouvrir et traiter le courrier Ressources humaines / formation : o   Créer et/ou mettre à jour des dossiers personnels des fonctionnaires, contractuels et stagiaires o   Suivre les absences o   Réceptionner, notifier, transmettre les arrêts maladies, demandes de formation, décisions individuelles et de tous documents administratifs… o   Collecter les demandes relatives au CET o   Préparer les tableaux de permanence, astreintes et congés, préparer l’état des astreintes et le suivi des HS o   Diffuser les notes et circulaires o   Suivre les demandes de formation Recouvrement d’aide juridictionnelle : o   Récupérer et vérifier les dossiers o   Collecter les pièces nécessaires o   Etablir les fiches et renseigner le tableau de suivi o   Transmettre les éléments au SAR Dépens : o   Réceptionner et vérifier les dossiers o   Préparer les courriers et certificats de vérification o   Gérer les recours Statistiques : o   Collecter et enregistrer les données communiquées o   Mettre à jour les tableaux de bord  Le secrétaire administratif est amené à remplacer le secrétaire du procureur de la République ou la secrétaire de la présidente.        

Savoirs: Organisation judiciaire et administrative Circuits administratifs Applicatifs métiers Outils de communication Outils bureautiques  Savoir-Faire : Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi Organiser sa charge de travail Alimenter des tableaux de bord et statistiques et les analyser Maîtriser les nouvelles technologies Travailler en équipe Dégager des objectifs et des priorités Maîtriser les techniques de classement et d’archivage Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique Avoir le sens des relations humaines Savoir-être : Etre autonome tout en sachant rendre compte Etre réactif et dynamique Savoir anticiper et s’adapter Faire preuve de discrétion, de polyvalence et de pédagogie Faire preuve de rigueur Avoir le sens du service public        
Lieu d'affectation : avenue Pouvana'a A Oopa 98713 Papeete

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-712429 - SECRETAIRE ADMINISTRATIF H/F

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