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2021-717930 - H/F H/F

mardi 5 octobre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Missions Générales : Assure, avec l’aide de l’assistante DAEF, les fonctions de secrétaire-assistante du Directeur, de l’Adjointe au directeur et du Chargé de communication de l’AGEPS. Missions permanentes : -   Accueil et gestion des appels téléphoniques, -   Gestion des agendas ; prise de rendez-vous ; organisation de réunions et préparation des fonds de dossiers, -   Traitement horodatage et diffusion du courrier / suivi de son attribution et coordination des éventuels retours internes et externes, -   Rôle d’accueil et de relais auprès des différents interlocuteurs internes et externes de l’AGEPS, -   Rédaction et frappe de courriers et notes, -   Contribution à la « vie » et à l’actualisation du plan de classement du cabinet de direction avec gestion d’un archivage commun et centralisé au niveau du secrétariat de direction (sous format informatique et papier) avec pour objectif une disponibilité permanente et actualisée des fonds de dossier nécessaires à la Direction pour le suivi des dossiers en cours, -   Participation à la vie de la direction : Comité de direction, Coordination de sujets d’organisation : congés de l’équipe, réunions internes, journée d’intégration, prise en charge de la rédaction de comptes-rendus ; manifestations, symposium ou conférences de presse… -   Recherches documentaires sur sujet ; notamment pour préparer les entretiens et réunions (recherches bibliographiques sur les interlocuteurs ou sujets évoqués) -   Gestion des urgences en relation avec l’équipe de direction lors d’alertes ou de crises. - Mise en ligne de l’information sur Intranet et Internet AGEPS ; veille des sites. - Gestion des commandes de fournitures liées aux besoins de la direction et gestion des Gesbons sur le périmètre direction - Relecture du rapport annuel d’activité de l’AGEPS - Relecture et collecte des articles pour Patchwork (journal interne) et le bulletin de la COMEDIMS - Gestion des mailings et actualisation de la liste des destinataires, - Mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier badges – cartes de visites. Participation à l’organisation des instances suivantes : - Comité Exécutif Local - Comité de Direction - Comité directeur qualité - Revue annuelle des gardes de direction Missions spécifique sur le poste (à suivre tout au long de l’année) : - Gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année), - Gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP - Gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service - Suivi des frais de déplacement de la direction

§  Formations et/ou Qualifications: Expérience souhaitée dans la fonction et dans l’Institution AP-HP §  Connaissances particulières : Autonomie bureautique et Maîtrise de l’outil informatique ; Pack office (Power Point -  Notions Excel), Wordpress et Joomla sont un plus, Connaissances de l’institution AP-HP est un plus §  Qualités professionnelles : -      Discrétion / Sens de la confidentialité -      Sens de l’organisation et méthode -      Capacités rédactionnelles et sens du relationnel, notamment à créer du lien au niveau de l’équipe de direction -      Diplomatie -      Autonomie et esprit d’initiative Des notions en langue anglaise sont un plus.
Lieu d'affectation : Paris, France
Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat
Langue / Niveau :
Anglais : Autonome

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