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2021-719235 - SECRETARIAT DE LA PRESIDENCE- TRIBUNAL JUDCIAIRE DE VIENNE H/F

mercredi 6 octobre 2021

Domaine fonctionnel : Justice/Greffière / Greffier
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
II - Description du postE Le secrétaire administratif du secrétariat de la présidence travaille en étroite collaboration avec la Présidente de la juridiction. Il l’assiste dans la gestion quotidienne de son travail. Le secrétaire administratif au sein du secrétariat de la présidence participe également au traitement des mémoires de frais de justice dans le logiciel CHORUS Le supérieur hiérarchique direct du secrétaire de la Présidente est le directeur de greffe. Le secrétaire administratif exerce les missions suivantes : SECRÉTARIAT DE LA PRÉSIDENCE Organisation de l’audience solennelle en collaboration avec le secrétariat du procureur de la République : mise à jour de la liste des invités élaboration du carton d’invitation envoi des invitations traitement des réponses préparation du plan de placement protocolaire préparation de la salle d’audience accueil des invités et placement Gestion RH des magistrats du siège dont magistrats à titre temporaire, magistrat honoraire et juriste assistant : gestion des congés dans PILOT gestion des CET dans LOLFI gestion des vacations transmission des arrêts de travail à la cour d’Appel transmission des desiderata de mobilité à la Cour d’Appel notification aux magistrats de leurs arrêtés classement transmission des dossiers administratifs lors des mutations Gestion RH des assistants de justice ; classement des documents gestion des congés Gestion de PILOT : création des audiences, salles, véhicules de service planification des audiences, réservation de salles et véhicules de service validation des congés et absences des magistrats après accord du Président Gestion des astreintes : élaboration des tableaux mensuels pour les magistrats du siège, MTT, magistrat honoraire et greffiers transmission des tableaux a la cour après signature du Président et du DG Ordonnance de roulement : planification des audiences et des vacations tous les semestres mise en page des ordonnances (roulement, JLD, Jl), des tableaux d’audience et des ordonnances modificatives de service gestion des incompatibilités d'audiences gestion des plannings mensuels : JI, CI, JLD. Échanges avec les partenaires extérieurs : mise en forme des courriers du Président tenue d'AR-CHRONOS 1er interlocuteur téléphonique et physique du cabinet gestion de la boite aux lettres structurelle du cabinet Agenda : Tenue de l’agenda partagé dans Outlook Assemblées générales et réunions : préparation et envoi des convocations mise en forme des procès-verbaux et des comptes-rendus

III - Compétences requises Bases juridiques solides Connaissance de l’organisation judiciaire et administrative Maîtrise de l’outil informatique (WordPerfect / Outlook / CHORUS ) Maîtrise des rédactions particulières à l’emploi Rigueur et sens de l’organisation Capacité à gérer la masse et à prioriser ses tâches Sens de l’initiative Polyvalence Discrétion et loyauté professionnelle

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