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2021-725606 - DJEPVA ASSISTANT DE DIRECTION DE L’INJEP (F/H)

jeudi 14 octobre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Activités principales : • Secrétariat et assistance permanente au directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de suivi de dossiers, d’information et d’accueil (organisation permanente de l’agenda du directeur, suivi des projets et des activités de la Direction, rédaction de comptes rendus des réunions de direction, réservation des billets / hôtels pour la Direction, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, accueil téléphonique et physique au secrétariat, organisation et planification des réunions, réservation de salles, organisation et suivi du conseil scientifique et d’orientation de l’institut et du conseil de gestion du FEJ, recherche et diffusion d’informations, gestion des congés), en binôme avec une autre assistante. • Secrétariat, suivi administratif et appui du service : transmission des parapheurs, réception et traitement des appels téléphoniques et des courriers, gestion des boîtes institutionnelles, organisation de réunions (gestion des participants et commande des cafés d’accueil), mise en forme de courriers ou compte-rendu de réunions, tri et classement des documents, centralisation des commandes de fournitures, suivi des procédures administratives diverses et de l’archivage. Activités annexes : • En binôme avec une autre assistante, participation à la valorisation et à la diffusion des productions du service : diffusion interne et externe (rédaction de courriers d’accompagnement, réalisation de fichiers de routage, publipostage, mise sous pli…), gestion des stocks de publications (inventaire, reprographie), participation à la gestion des contacts, participation aux évènements (soutien administratif, tenue de table de publications, sortie de publications pour les conférences organisées par l’Institut ou en partenariat…). • Gestion des déplacements en lien avec la gestionnaire des déplacements.

Connaissances : Techniques de secrétariat, outils bureautiques et informatiques (word, excel, powerpoint), fonctionnement de l’administration, et des circuits et procédures administratives Compétences : Capacité à rédiger des courriers simples, aisance dans la communication écrite et orale, rigueur et sens du contact

Voir en ligne : Place de l’emploi public / 2021-725606 - DJEPVA ASSISTANT DE DIRECTION DE L’INJEP (F/H)

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