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Assistant(e) de direction

vendredi 15 octobre 2021, par Emma LANDRY

Vacance d’un poste d’Assistant(e) de direction dont vous trouverez ci-dessous le descriptif au sein de la Direction Générale des Services. Les candidatures sont à adresser au Service des parcours professionnels avant le 29 octobre 2021.

Catégorie : B
Résidence administrative : Nevers

Missions principales du poste

La Direction Générale doit répondre aux missions confiées par l’exécutif en impulsant, régulant et coordonnant l’action des directions. En conséquence, l’assistant-e devra savoir gérer les impératifs de l’agenda, assurer l’accueil de ses interlocuteurs, être garant-e de la bonne exécution des directives données.

  • Suivi et partage de l’information entre l’administration et le Cabinet et entre la Direction Générale et les directions.
  • Réception et tri du courrier
  • Gestion des demandes adressées au Directeur Général des Services
  • Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l’exécutif
  • Centralisation et veille des notes au Président
  • Centralisation et veille des notes au Bureau départemental et préparation du pré-ordre du jour
  • Rédaction ou mise en forme de lettres, note, comptes rendus
  • Gestion des agendas du Directeur Général des Services, du DGA Administration et Ressources et du Directeur des Finances et de la Performance
  • Préparation des réunions du Directeur Général des Services
  • Gestion des réunions de Direction Générale, du Comité de Direction et d’éventuels séminaires des cadres
  • Organisation des astreintes de la Direction Générale et du planning des congés des membres de la DG
  • Présence en réunion de Direction Générale et Comité de Direction
  • Commissions permanentes et sessions départementales, relecture rapports et lien avec le service juridique
  • Accueil téléphonique
  • Lien avec les autres assistant-e-s de direction

Le poste fonctionne en binôme avec une autre assistante.
La présence en réunion se fait à tour de rôle. La communication et le partage d’information entre les deux personnes sont essentiels.
Le suivi de projets spécifiques peut être confié à une des deux assistant-e-s sous réserve de le/la détacher sur temps dédié.
Les congés doivent être pris en accord afin d’assurer la continuité du service.

Les assistant-e-s sont soumis-e-s à une obligation de discrétion renforcée eu égard aux informations auxquelles ils/elles ont accès.

Description des activités à réaliser pour chaque mission

Suivi et partage de l’information entre l’administration et le Cabinet et entre la Direction Générale et les directions :
– recensement des demandes faites par l’exécutif
– demande d’éléments aux directions
– suivi du traitement de la demande
– partage du suivi et de la décision avec les assistant-e-s de direction

Réception et tri du courrier :
– réception du courrier venant du Cabinet et du courrier extérieur
– veille à l’enregistrement du courrier dans le logiciel courrier
– vigilance à l’importance du courrier et au délai de réponse ou à la date de la réunion en cas d’invitation
– dispatching dans les directions des courriers visés par le Directeur Général des Services
– suivi dans le logiciel courrier

Gestion des demandes adressées au Directeur Général des Services :
– filtrage des communications téléphoniques et sollicitations reçues
– transmission des demandes avec éléments
– rappel pour qu’une réponse soit apportée

Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l’exécutif :
– réception des parapheurs
– relecture des documents avant visa du Directeur Général des Services
– après visa du Directeur Général des Services, information aux directions si annotation ou retour pour complément
– suivi des parapheurs dans le logiciel courrier
– vigilance au retour après visa du Président ou Vice-président si annotations particulières
– transmission aux services des notes et courriers signés

Bureau départemental : (fixé tous les lundis)
– toutes les notes sont validées par le Directeur Général des Services, l’ordre du jour est établi en réunion de DG le mardi
– centraliser les notes afin d’envoyer le dossier avec l’ordre du jour au Directeur de Cabinet au plus tard le jeudi matin précédant la réunion

Rédaction ou mise en forme de lettres, notes, comptes rendus :
– relecture des parapheurs pour demande de correction si nécessaire dans les services
– frappe de documents pour le DGA Administration et Ressources
– rédaction de courriers et notes pour le Directeur Général des Services

Gestion des agendas du Directeur Général des Services, du DGA Administration et Ressources et du Directeur des Finances et de la Performance :
– gestion des agendas
– lien avec les assistant-e-s de direction
– demande d’éléments pour les rendez-vous
– préparation des dossiers

Préparation des réunions du Directeur Général des Services :
– préparation des dossiers
– anticipation de la demande

Gestion des réunions de Direction Générale, du Comité de Direction et d’éventuels séminaires des cadres :
– programmation des réunions dans les agendas
– envoi des ordres du jour
– participation aux réunions de Direction Générale et Comité de Direction et rédaction des comptes rendus
– diffusion des informations et documents utiles aux réunions

Organisation des astreintes de la Direction Générale :
– gestion du planning
– transfert des appels sur le portable du directeur/de la directrice concerné-e
– suivi des documents utiles à l’astreinte (numéros d’urgences)

Commissions Permanentes et Sessions départementales :
– possible rédaction et saisie de rapports
– relecture de tous les rapports
– lien avec le service juridique pour préparer les ordres du jour validés en réunion de groupe.

Connaissances théoriques et savoirs faire

Connaissance de la fonction publique et de la collectivité
Bonne qualité rédactionnelle et de synthèse
Maitrise des outils informatiques

Savoir avoir être / posture professionnelle

discrétion
disponibilité
qualités relationnelles
anticipation
autonomie
réactivité

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