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2021-731129 - SECRETAIRE CHEF DE SERVICE H/F

jeudi 21 octobre 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la cheffe de service et de la cheffe du secrétariat du service, l’assistant(e) contribue aux activités de secrétariat, d’organisation, de communication au sein de l’entité et en facilite la coordination et le fonctionnement. L’assistant(e) assure plus particulièrement le secrétariat de la cheffe de service et de ses trois adjoints. Elle apporte son soutien au bon fonctionnement de l’ensemble du service (4 bureaux) et ponctuellement des autres entités de la direction. Champ managérial du poste Effectif encadré par l'agent Niv. 1 0 Niv. 2 0 Niv. 3 0 Activités attachées au poste Principales Annexes Assure la circulation, la diffusion du courrier entrant et sortant des bureaux dans ELISE : identification des attributaires, numérotation… Participe à l’accueil téléphonique, tient à jour l’annuaire du service Participe à la gestion de l’agenda de la cheffe de service et à l’organisation de réunions : planification et logistique avec les autres secrétaires Répond aux demandes de l’ensemble du service : demandes d’accès à Balard (Télémaque), ordres de mission/état de frais (CHORUS-DTm). Organise avec l’ensemble du service les journées de campagne de destruction des documents (non classifiés) et gère l'enlèvement par service compétent Sur demande de la cheffe de service, appuie la cheffe du secrétariat dans ses fonctions transversales ou assure son intérim le cas échéant. Ponctuellement, contribue à la réception et diffusion de courriers classifiés (ACID, Intraced). Assure, en lien avec la cheffe du secrétariat, le fonctionnement logistique du service (gestion des fournitures) Appuie la cheffe du secrétariat pour la gestion des mouvements au sein du service (fiches arrivées/départs, contacts avec le CORSIC…)



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