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ARS_2021-1046 - DFIN 33 - Assistant-e de direction H/F

samedi 17 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Direction des Financements               Service : Direction Localisation géographique du poste : Bordeaux La Direction des Financements (DFIN) est chargée de l’ensemble de l’allocation de ressources à destination des opérateurs sanitaires et médico-sociaux et du pilotage stratégique du fonds d’intervention régionale (FIR). Elle a pour mission de dégager des leviers d’action au profit du déploiement des parcours de santé et de mettre en adéquation les dépenses avec les besoins de la population en matière de santé pour améliorer l’efficience du système de santé. Enfin, elle pilote  le programme pluriannuel régional de gestion du risque et d’efficience du système de soins (PPRGDRESS). La Direction du Financement est composée de cinq pôles spécialisés situés à Bordeaux, Poitiers et Limoges: - un Pôle expertise, veille et audit financier, - un Pôle fonds d’intervention régional - un Pôle financement médico-social et addictologie, - un Pôle financement des établissements de santé, - un Pôle coordination gestion du risque. Relations internes : Equipe de direction et collaborateurs de la Direction, autres secrétariats de direction. Relations externes : Instances, préfectures, gestionnaires et directeurs des établissements et services sanitaires et médico-sociaux et leurs représentants, organismes de sécurité sociale, Directions centrales / CNSA, Conseils généraux. Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Personnel sous statut de la fonction publique : Catégorie :    B ou C Corps et grade : Secrétaire administratif-ve / Adjoint-e admnistratif-ve Définition du poste : Assister l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités de la direction en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Dans le cadre de l’évolution de l’organisation de l’ARS, le positionnement du poste est susceptible d’évoluer. Activités essentielles : • Assurer l’organisation des agendas de la direction, • Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs, Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant, • Gérer les déplacements de la Directrice, de son adjointe, des responsables de pôles et agents dans le cadre du rôle de référente chargée de voyage de proximité (RCVP), • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition de l’équipe de direction en temps utile, • Evaluer, signaler et orienter les urgences ou les dysfonctionnements, • Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » (en intégrant l’outil GED/GEC ELISE), gérer le circuit de signature des parapheurs, • Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction, • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques, • Rédiger et mettre en forme des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…, • Réaliser des échanges réguliers avec les secrétariats des autres directions, Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires au sein de la direction, Réaliser ou aider à la réalisation de supports de communication et de présentation, Assurer la mise à jour régulière du fichier partenaires (WANPA) pour les contacts du service, Participer à l’envoi des décisions et documents de campagne aux bénéficiaires.   Spécificités / contraintes du poste : Travailler en collaboration avec des équipes situées sur des sites distants. Rattachement hiérarchique : Directrice des financements Compétences requises : Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL GESTION DE L’INFORMATION TECHNIQUES DE RÉDACTION Savoir-faire : ARCHIVER COMMUNIQUER CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT PRIORISER RÉDIGER RENDRE COMPTE Savoir-être : AISANCE RELATIONNELLE ESPRIT D’INITIATIVE ÊTRE AUTONOME FACULTÉ D’ADAPTATION FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION DISPONIBILITE RÉACTIVITE SENS DE L’ORGANISATION
Lieu d'affectation : Bordeaux

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