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ARS_2021-951 - DG-CAB 33 - ASSISTANT-E DE DIRECTION H/F

samedi 5 juin 2021

Domaine fonctionnel : Administration generale/Secrétaire-assistante/assistant
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Direction Générale Service : Cabinet Localisation géographique du poste : Bordeaux La direction générale assure le pilotage de la politique de santé régionale ainsi que le pilotage interne de l’ARS. Elle est composée d’un Cabinet qui assure les relations avec les cabinets ministériels et les élus et la gestion du conseil de surveillance. Il supervise un certain nombre de missions (démocratie sanitaire, contrôle interne, réallocation de ressources, prospective et aide à la décision…). Il assure la préparation et le suivi des comités exécutifs et de direction de l’agence. Enfin, il est en charge de l’élaboration de la politique de communication interne et externe de l’agence. Définition du poste : Assister, au sein d’un collectif de quatre assistant(e)s de direction, l’équipe de la Direction dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers du Cabinet de la Direction Générale en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Traiter des dossiers spécifiques relatifs au Conseil de surveillance de l’ARS, à la prise en charge des réclamations, des courriers des élus et de toute demande impliquant les Préfectures, les administrations centrales, les agences nationales ou les autorités administratives indépendantes et organiser les COMEX et CODIR de l’ARS. Relations internes : Ensemble des directions de l’agence. Relations externes : Préfectures et autres services de l’Etat, administrations centrales (secrétariat général des ministères sociaux, DGOS, DGS, DGCS, CNSA…), cabinets ministériels (principalement ministre des affaires sociales et de la santé, ministre déléguée aux personnes âgées et à l’autonomie, ministre déléguée aux personnes handicapées et à la lutte contre l’exclusion), organismes d’assurance maladie, élus de Nouvelle-Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d’agglomérations), établissements de santé, établissements médico-sociaux, associations gestionnaires de services sociaux et médico-sociaux, MDPH, etc… Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.  

Activités essentielles : Assurer l’organisation des agendas de la direction, Organiser les différentes réunions présidées par la direction (notamment COMEX et CODIR de l’ARS) en s’assurant de la présence des membres siégeant (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentation, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises), Gérer les déplacements de l’équipe de direction, Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition de l’équipe de direction en temps utile, Evaluer, signaler et orienter les urgences, Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction, Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions, Assurer l’accueil téléphonique et physique, prendre les rendez-vous, Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…., Archiver des documents numériques et physiques, Assurer les relations avec certains partenaires de l’ARS, Assurer la gestion et le suivi du courrier réservé du Cabinet, impliquant l’utilisation notamment de l’outil « ELISE », Assurer les interfaces avec les autres directions et au sein de la direction générale, Assurer le secrétariat du conseil de surveillance de l’ARS : fixer le calendrier annuel, organiser les  séances (gérer les ordres du jour, les présences et absences, diffuser des documents, rédiger des comptes rendus, gérer les frais de déplacement). Spécificités du poste / Contraintes : Horaires de présence : 8h30 – 18h00, Coordination avec les autres Assistant(e)s indispensable afin d’assurer la continuité du service et contribuer collectivement à l’ensemble des missions, Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle, Variété et complexité des sujets et des dossiers traités. Rattachement hiérarchique : Directeur de Cabinet Compétences requises : Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL GESTION DE L’INFORMATION TECHNIQUES DE RÉDACTION ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS Savoir-faire : COMMUNIQUER CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT PRIORISER RÉDIGER PLANIFIER ARCHIVER CAPACITE A EVALUER ET SIGNALER LES URGENCES Savoir-être : ÊTRE AUTONOME ESPRIT D’INITIATIVE FACULTÉ D’ADAPTATION FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION SENS DE L’ORGANISATION AISANCE RELATIONNELLE AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE RÉACTIVITÉ ÊTRE RIGOUREUX DISPONIBILITE
Lieu d'affectation : Bordeaux

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