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ARS_2021-993 - DD86 - ASSISTANT-E DE DIRECTION H/F

vendredi 16 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Délégation départementale de la Vienne Service : Direction Localisation géographique du poste : Poitiers L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements de santé…et, encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité. Ainsi, la Délégation Départementale de la Vienne est composée de trois pôles : - un Pôle santé publique et santé environnementale (PSPE), - un Pôle service public de proximité, - un Pôle animation territoriale et parcours de santé (PTPS) Enfin, les missions de démocratie sanitaire, médicales  et  support sont rattachées directement à la Direction.

Personnel sous statut de la fonction publique : Catégorie :    B ou C Corps et grade : Secrétaire administratif-ve / Adjoint-e admnistratif-ve Groupe RIFSEEP : 2 pour le corps des secrétaires administratifs-ves 1 pour le corps des adjoints-es administratifs-ves   Définition du poste : Placée/placé auprès de la directrice et, le cas échéant, d’autres membres de l’équipe de direction, elle/il l’assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Activités essentielles : Assurer l’organisation des agendas de la direction, Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant, Gérer les déplacements de la directrice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction, Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition de la directrice en temps utile, Evaluer, signaler et orienter les urgences, Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs, notamment en utilisant ELISE (GED/GEC : Gestion Electronique de Documents/Courriers), Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction, Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques, Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels, Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers… Activités annexes : Gérer les dossiers des DH et D3S en lien avec la direction (recrutement, évaluation, intérim…), Relations internes : Ensemble des directions de l’agence. Relations externes : Ministères, Préfecture, Conseil Départemental, services de l’Etat, professionnels de santé, établissements et services sanitaires et médico-sociaux du département. Spécificités du poste / Contraintes : contraintes horaires Rattachement hiérarchique : Directrice départementale et Directrice adjointe Compétences requises : Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL GESTION DE L’INFORMATION TECHNIQUES DE RÉDACTION Savoir-faire : COMMUNIQUER CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT PRIORISER ARCHIVER RENDRE COMPTE RÉDIGER Savoir-être : AISANCE RELATIONNELLE RÉACTIVITÉ DISPONIBILITE ÊTRE AUTONOME ESPRIT D’INITIATIVE FACULTÉ D’ADAPTATION FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION SENS DE L’ORGANISATION Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Lieu d'affectation : Poitiers

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