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ARSIF_2021-906 - Assistante du Pôle Efficience H/F

mardi 27 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Enseignement et Formation/Assistante / Assistant d'éducation
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
La fonction s’exerce sous l’autorité de la Directrice du pôle Efficience et de son adjoint. La mission consiste à : - Assurer les tâches de secrétariat courantes : ·      Organiser le secrétariat de 2 directeurs, 5 responsables et 40 agents. ·      Assurer l’accueil physique et téléphonique (recevoir et filtrer les appels) ·      Organiser et assurer le classement, tri, archivage documentaire, en particulier les documents financiers transmis par les établissements de santé ou ceux relatifs aux autorisation de lieux de recherches. ·      Enregistrer, trier et distribuer le courrier, les dossiers (courriers, notes, rapports…) et enregistrement sur un SharePoint. ·      Gérer le courrier sortant : publi-postage (arrêtés, décisions attributives…) à destination des établissements de santé. ·      Gérer les emplois du temps : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et préparer les dossiers y afférant. ·      Assurer la frappe et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports, diaporama, arrêtés…) ·      Réalisation de mailing ·      Vérification de la forme, des visas et retour des parapheurs. ·      Diffuser les documents et assurer la gestion documentaire. ·      Gestion de la messagerie du secrétariat et de la Directrice du Pôle. ·      Suivi d’échéanciers (tableaux de bords) ·      Organisation des réunions, programmation du système « visioconférence » du service et des autres services du pôle si le cas se présente ·      Reprographie, diffusion de documents - Préparer et suivre les dossiers spécifiques et/ou techniques ·      Appui technique et logistique (RESAH, ONDAM, ARES) ·      Préparation de dossiers, documents ·      Suivi d’enquêtes, relances - Organisation et gestion des dossiers ·      Gérer les demandes en fonction de leur importance et des priorités ·      Assurer le suivi des dossiers L’assistante du pôle travaille en étroite collaboration avec l’autre assistante qu’elle peut remplacer en cas d’absence. Elle travaille également avec les autres assistantes de la DOS et est en relation avec les assistantes de l’ensemble de l’Agence. Par ailleurs, elle est notamment en appui des différents départements du pôle (notamment celui de la « Politique du médicament et des produits de santé ») ainsi que la cellule investissement.

Agent de l’Etat catégorie B ou équivalent Convention Collective
Lieu d'affectation : Saint-Denis

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