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o06944-202107006149 - AGENT-E DE GESTION ADMINISTRATIVE

mercredi 21 juillet 2021

Domaine fonctionnel : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Description du poste :
AGENT-E DE GESTION ADMINISTRATIVE DIRECTION DES ASSEMBLÉES

Activités principales : Suivi des demandes de déplacements et de formation des élus-es, en lien avec les élus-es ou leurs assistants-es et avec le Cabinet du Maire : - Instruire les demandes de prise en charge de frais de formation ou de frais relatifs à des déplacements effectués dans le cadre des délégations des élus-es (déplacement, nuitées et restauration) au regard de la réglementation et des marchés en cours - Suivre et alerter la hiérarchie sur les missions sortant du champ de délégation et devant faire l'objet d'une délibération pour mandat spécial eu égard à la réglementation en cours - Effectuer des études de faisabilité sur le portail de réservation - Coopérer avec le Cabinet du Maire pour la validation des demandes - Suivre les enveloppes budgétaires des élus-es - Alerter sur les prévisions de dépassement - Gérer les demandes de déplacement et/ou de formation, les bons de commande et fiches de remboursement par l'intermédiaire de tableaux de gestion et de suivi - Assurer la gestion comptable des dépenses et des remboursements afférents - Gérer les abonnements annuels et des carnets de tickets TCL des élus-es Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : - Elaborer (en début de mandat) et mettre à jour le fichier de gestion des élus (changement d'adresse, de RIB, de fonction, etc) - Gérer l'historique des données de statut et de mandat des élus-es dans l'outil de base de données EUDONET ; programmer et mettre en forme des extractions de ces données Suivi d'activité : - Participer à l'élaboration des budgets et des comptes administratifs - Suivre statistiquement les déplacements et les formations effectuées par les élus-es - Assurer une continuité de service sur la mission antenne de gestion des groupes politiques et des agents de la direction - Etre en mesure d'assurer ponctuellement une commande urgente en l'absence des autres agents du pôle (instruction de la demande, émission du bon de commande, suivi de livraison, sous la responsabilité de la hiérarchie) Profil recherché : - Logiciels bureautiques - Progiciels spécialisés (Astre ; portail de réservation agence de voyages, EUDONET, chronogestor,...) - Bon niveau de rédaction - Neutralité, diplomatie, discrétion - Organisation - Rigueur, méthode, réactivité - Respect de la confidentialité Lieu de travail : Hôtel de Ville - 69001 LYON Horaires : 37h30 + RTT Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP Niveau d'expérience : 0-2 ans Niveau du poste : CG2
Lieu d'affectation : DRH - SERVICE RECRUTEMENT 1 PLACE DE LA COMEDIE - 69205 LYON CEDEX 01

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